Jak korygować w KSeF ?

Mam nadzieję, że na tym etapie (a mamy lipiec 2025 r.) dla wszystkich jest już oczywiste, że KSeF to nie tylko nowy wzór faktury narzucony odgórnie, ale szereg zmian (o większej moim zdaniem istotności), które będą miały wpływ na nasz biznes.

Dzisiaj o jednej z nich – o tym, jak korygować w KSeF. A bardziej nawet – kiedy ujmować korekty.

Zasady rozliczania korekt na plus – nie ulegną zmianie. O momencie ich ujęcia w pliku JPK_VAT decydować będzie nadal przyczyna korekty.

Zmienią się natomiast reguły rozliczania korekt na minus. Zarówno po stronie podstawy opodatkowania i podatku należnego (czyli u sprzedawcy), jak i po stronie podatku naliczonego (u nabywcy).

Moment ujęcia korekt na minus – sprzedawca

Przepisy przewidują 3 sposoby rozliczenia korekt na minus:

1. Moment wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej

Jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą ustrukturyzowaną (czyli skutecznie wyśle ją do KSeF) to powinien skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny w dacie wystawienia faktury. Przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych dodatkowych warunków. Nie musimy zatem gromadzić żadnej dokumentacji, z której wynika iż warunki korekty zostały uzgodnione z nabywcą.

Warto jednak zwrócić uwagę, iż momentem wystawienia faktury korygującej jest moment skutecznego przesłania jej do KSeF. Zatem – jeżeli podatnik udzieli swojemu kontrahentowi rabatu, w związku z czym np. 31 maja wystawi (sporządzi) fakturę korygującą na minus, ale wyśle ją do KSeF np. 3 czerwca, to datą wystawienia faktury jest 3 czerwca. W konsekwencji korekta na minus powinna zostać rozliczona w JPK_VAT za czerwiec. Ujęcie jej w rozliczeniu za maj będzie przedwczesne.

2. Moment otrzymania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę

Jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą np. podczas awarii KSeF (wystawi ją zatem poza KSeF i dostarczy nabywcy również poza KSeF, gdyż ten (KSeF) – nie działa) wówczas korekta na minus powinna zostać rozliczona (co do zasady) w miesiącu otrzymania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

Dlaczego ustawodawca w takiej sytuacji zdecydował się przywrócić historyczne, słusznie i dawno minione, niezgodne z dyrektywą brzmienie przepisu ? Nie wiem. Dzięki bogu, nie powinno mieć ono częstego zastosowania w praktyce, gdyż

3. Moment przesłania faktury do KSeF

w sytuacji, w której jest awaria KSeF, faktura korygującą została wystawiona i dostarczona nabywcy poza KSeF i zanim kontrahent przesłał sprzedawcy potwierdzenie otrzymania, sprzedawca zdążył już dosłać tę fakturę do KSeF (bo awaria skończyła się) – wówczas taka korekta powinna zostać rozliczona w dacie przesłania faktury do KSeF.

Proste ? Nie

Łatwo się pomylić – tak.

Ale to jeszcze nic. Zdecydowanie większa zmiana dotyczy korekt podatku naliczonego u nabywcy.

Moment ujęcia korekt na minus – nabywca

Dzisiaj nabywca, aby skorygować podatek naliczony na minus właściwie w ogóle nie musi mieć faktury korygującej. Istotne jest uzgodnienie warunków korekty i ich spełnienie.

KSeF zmieni tutaj sporo.

Zgodnie z nowymi przepisami podatnik, który otrzymał fakturę korygującą na minus, powinien odpowiednio pomniejszyć podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym:

1. Otrzymał fakturę korygującą ustrukturyzowaną

Uwaga – za okres w którym otrzymał fakturę korygującą ustrukturyzowaną, a zatem za okres, w którym system KSeF nadał jej numer KSeF. Zgodnie bowiem z nową definicją ustawową termin „otrzymanie faktury” w odniesieniu do faktury ustrukturyzowanej rozumiany jest jako moment, w którym system KSeF nadał fakturze numer.

Nie ma to nic wspólnego z fizycznym otrzymaniem faktury (pocztą, mailem itd.). Podatnik otrzymuje fakturę wtedy, gdy system KSeF nadaje jej numer. I w rozliczeniu za ten okres powinienem odpowiednio pomniejszyć podatek naliczony.

2. Otrzymał fakturę korygującą

Drogi czytelniku – dostrzeż proszę tę subtelną, a znaczącą różnicę. Zarówno w pkt. 1 jak i pkt. 2 posługuję się terminem: „otrzymał”. Tyle że w pkt. 1 mowa o otrzymaniu faktury ustrukturyzowanej korygującej. Gdy tymczasem w pkt. 2 mówię o otrzymaniu faktury korygującej.

Pierwszy punkt dotyczy zatem sytuacji, gdy faktura korygująca została wystawiona w KSeF, a jej otrzymanie należy definiować jako moment, w którym system KSeF nadał jej numer.

Drugi punkt natomiast, to przypadek, w którym wystawiono fakturę korygującą, która nie jest ustrukturyzowana – np. miała miejsce awaria KSeF i sprzedawca wystawił oraz dostarczył nabywcy fakturę korygującą poza KSeF. W tym przypadku nabywca koryguje podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał taką fakturę, a termin „otrzymał” ma znaczenie zwyczajowe – czyli np.: otrzymał fakturę mailem, pocztą tradycyjną itd.

3. Fakturze został przydzielony numer KSeF

Jeżeli faktura korygująca została wystawiona np. podczas awarii – nabywca powinien skorygować na minus podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał (pkt 2).

CHYBA ŻE – zanim nabywca otrzyma tę fakturę poza KSeF, to awaria zdąży się już skończyć i sprzedawca dośle fakturę korygującą do KSeF, a KSeF nada jej numer. Wówczas nabywca koryguje podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym fakturze został nadany numer KSeF. Zatem właściwy moment korekty wyznacza to, co było pierwsze: albo otrzymanie faktury poza KSeF, albo nadanie jej numeru przez system KSeF. Faktura wystawiona podczas awarii (w tym faktura korygująca) będzie musiała mieć naniesioną adnotację OFFLINE. Nabywca, który taką fakturę otrzymuje musi za każdym razem sprawdzić co było pierwsze.

Czy to wszystko – nie.

Od powyższych zasad są wyjątki, które dodatkowo komplikują sytuację już wystarczająco skomplikowaną.

Jako podsumowanie – raz jeszcze podkreślam – żeby przygotować się do KSeF – trzeba mieć czas.

I teraz apel do tych, którzy jeszcze nie wystartowali – zacznijcie teraz (jest szansa, że zdążycie).