Kod QR na fakrurze

Jednym z nowych obowiązków podatników po wejściu w obligatoryjny KSeF będzie umieszczanie na fakturze kodów QR. Z artykułu dowiecie się Państwo: kiedy, jak oraz po co oznaczać faktury kodami QR.

Obowiązek oznaczenia faktury kodem QR

Obowiązek oznaczenia faktury kodem QR dotyczy co do zasady sytuacji, w której faktura ustrukturyzowana jest wystawiana na rzecz nabywcy, który nie jest użytkownikiem systemu KSeF, ewentualnie faktura jest używana poza KSeF.

Zatem, w przypadku gdy:

1. miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
4. nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1,
5. nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub
6. nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej,

– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony (w KSeF lub poza KSeF).

Udostępniając fakturę ustrukturyzowaną nabywcom wskazanym powyżej, lub używając tę fakturę poza KSeF – podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze – tzw. kodem QR.

Oznaczenie faktury kodem QR

Przez oznaczenie faktury kodem QR rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfejsowego i naniesienie go na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy, a w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiającym naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturze, przesłanie go odbiorcy w formie odrębnego linku lub znaku graficznego wraz z fakturą.

Znak graficzny to reprezentacja unikalnego ciągu znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.

Kod QR – sprzedaż dla nabywcy, który jest uczestnikiem KSeF

Faktura ustrukturyzowana udostępniana nabywcy, który nie jest uczestnikiem KSeF , w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub używana poza Krajowym Systemem e-Faktur jest oznaczana:

• kodem QR, który zawiera
  • adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
  • datę wystawienia faktury,
  • numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy;
  • wyróżnik faktury, oraz
  • numer identyfikującym tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczany bezpośrednio pod kodem QR – czyli nr KSeF faktury

Kod QR – faktura wystawiona podczas awarii, niedostępności KSeF lub tryby off-line-24

Faktura, wystawiona w trybie off-line 24, podczas awarii KSeF lub niedostępności KSeF udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur jest oznaczana – kodem QR, który zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,
• datę wystawienia faktury,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy;
• wyróżnik faktury, oraz
• oznaczenie „OFFLINE” zamieszczanym bezpośrednio pod kodem QR.

Faktury o których mowa powyżej są dodatkowo oznaczane kodem QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, który zawiera:

• adres zasobu oprogramowania interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy;
• identyfikator certyfikatu wystawcy faktury;
• wyróżnik faktury;
• podpisany certyfikatem wystawcy faktury wyróżnik faktury, oraz
• oznaczenie „CERTYFIKAT” zamieszczonym bezpośrednio pod kodem QR.

A zatem – w określonych sytuacjach – na tych fakturach podatnik ma obowiązek umieścić dwa kody:

• pierwszy – z oznaczeniem OFFLINE
• i drugi z oznaczeniem CERTYFIKAT.

Wskazówki praktyczne

Na fakturze wystawianej w trybie online, przekazywanej nabywcy lub używanej poza KSeF znajdzie się jeden kod QR – zapewniający dostęp do faktury i weryfikację danych na niej zawartych – z napisem zawierającym numer KSeF faktury:

Na fakturze wystawianej w trybie offline24 lub podczas awarii i niedostępności KSeF udostępnianej nabywcy poza KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF) znajdą się dwa kody:

W tym miejscu warto zwrócić uwagę, iż:

• faktury wystawione podczas awarii są dostarczane nabywcom poza KSeF – a zatem trzeba na nich umieścić 2 kody QR (KOD I – OFFLINE i KOD II – CERTYFIKAT);
  Natomiast:
• faktury wystawiane w trybie offline-24 oraz podczas niedostępności KSeF są co do zasady dostarczane nabywcom w KSeF. W takim przypadku podatnik (sprzedawca) wysyłając fakturę do KSeF nie nanosi na nią żadnych kodów. Tylko w sytuacji, w której nabywca nie jest uczestnikiem KSeF i sprzedawca uzgodni z nim sposób dostarczenia faktury poza KSeF musi nanieść na nią dwa kody QR (KOD I – OFFLINE i KOD II – CERTYFIKAT).

Z kolei na fakturze wystawianej w trybie offline24 lub podczas awarii i niedostępności KSeF udostępnianej nabywcy poza KSeF – po tym jak podatnik prześle ją do KSeF powinien znaleźć się wyłącznie KOD I (z podanym numerem KSeF faktury).

Funkcja kodów QR

Jakie są funkcje poszczególnych kodów ?
Otóż:

KOD I:

• zapewni dostęp do tej faktury w KSeF
• umożliwi weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku posługiwania się fakturą poza KSeF,
• jest zamieszczany na wizualizacji faktury wystawionej w trybie online,
• służy do oznaczenia faktury wystawionej w trybie offline24, offline lub w trybie awaryjnym przekazywanej nabywcy lub używanej poza KSeF,
• jeśli dotyczy faktury znajdującej się już w KSeF posiada podpis zawierający nr KSeF faktury, a jeśli dotyczy faktury wystawionej w trybie niedostępności, offline24 lub w trybie awaryjnym (jeszcze nieprzesłanej do KSeF) to zawiera podpis „OFFLINE”

KOD II:

• umożliwi zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury,
• pozwoli na sprawdzenie czy certyfikat jest aktywny oraz czy właściciel certyfikatu posiada uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika,
• będzie służył do oznaczania faktur wystawionych w trybie offline24, offline i w trybie awaryjnym, udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF),
• powinien zawierać podpis „CERTYFIKAT”.