Certyfikat KSeF

Certyfikat KSeF będzie stanowił jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie KSeF. Będzie również wymagany do oznaczenia faktury kodem QR umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, awarii oraz niedostępność KSeF. W przygotowanym artykule znajdziecie Państwo wszystkie potrzebne informacje na jego temat.

Certyfikat KSeF – pobranie

Możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu KSeF zostanie zapewniona jeszcze przez datą wejścia w życie obowiązku KSeF, tj. od 1 listopada 2025 r. Projektowane rozwiązanie pozwoli podatnikom przygotować się – z odpowiednim wyprzedzeniem – do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r. Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu KSeF zostaną przedstawione w dokumencie „Specyfikacja oprogramowania interfejsowego”, który zostanie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Finansów. Certyfikat będzie wydawany na okres 2 lat.

Najważniejsze kwestie związane z uzyskaniem certyfikatu:

• o wydanie certyfikatu będzie można występować w aplikacji podatnika KSeF lub przy wykorzystaniu aplikacji komercyjnych zintegrowanych z KSeF API (tj. interfejsem programowania aplikacji), które posiadają funkcjonalność wnioskowania o certyfikat KSeF,
• aby wystąpić o wydanie certyfikatu trzeba będzie uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona np. za pomocą podpisu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego lub elektronicznej pieczęci kwalifikowanej,
• podmiot/osoba uwierzytelniona certyfikatem KSeF także będzie mogła wnioskować o wydanie kolejnego certyfikatu,
• we wniosku o wydanie certyfikatu konieczne będzie podanie danych osoby fizycznej lub podmiotu, zgodnych z danymi identyfikującymi osoby lub podmiotu uwierzytelnionego w KSeF w momencie składania wniosku,
• po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat KSeF zawierający przesłane dane zostanie wydany i będzie gotowy do pobrania przez wnioskującego.

Kto może wnioskować o certyfikat ?

O wydanie certyfikatu może wnioskować osoba fizyczna identyfikowana po numerze NIP (np. JDG) lub PESEL (pod warunkiem, że posiada jakiekolwiek uprawnienia do korzystania z KSeF). O certyfikat może również zawnioskować podmiot – np. spółka. Spółka może zawnioskować o certyfikat po uwierzytelnieniu się za pomocą pieczęci kwalifikowanej z nr NIP.

Certyfikaty KSeF są rodzajem elektronicznych poświadczeń tożsamości posiadacza podobnie jak np. certyfikaty kwalifikowane. Zawierają one dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu. Z tego względu o certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może wnioskować wyłącznie ta osoba. I tylko ta osoba może go pobrać, a następnie się nim posługiwać.

Sposób zarządzania certyfikatami w firmie zależy od jej potrzeb. I tak np. spółka może pobrać wiele certyfikatów wydanych na jej dane i następnie udostępnić je swoim pracownikom. Jeżeli taki pracownik wystawi w KSeF fakturę (posługując się certyfikatem z nr NIP spółki w KSeF widoczne będą wyłącznie dane spółki, a nie osoby fizycznej – pracownika, który wystawił fakturę). Należy zwrócić uwagę, że certyfikaty wydane na dane podmiotu np. spółki nie są one powiązane z konkretnymi osobami. Zatem odpowiedzialność za ich przekazywanie konkretnym pracownikom i posługiwanie się nimi przy pracy w KSeF leży po stronie spółki.
W takim przypadku organizacja powinna zadbać o właściwą rejestrację i rozliczalność operacji pobierania, przekazywania, wykorzystywania i unieważniania certyfikatów firmowych.

Certyfikaty a tokeny

W okresie, w którym korzystanie z KSeF było fakultatywne (i który nadal trwa) jednym ze sposobów uwierzytelniania się w KSeF były tokeny. To rozwiązanie będzie funkcjonować do końca grudnia 2026 r. – czyli do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie generowanie tokenów i posługiwanie się nimi w procesie uwierzytelniania w KSeF.

Następnie – od 1 lutego 2026 r. – możliwe będzie posługiwanie się zarówno tokenami jak i certyfikatami. Docelowo natomiast – od 1 stycznia 2027 r. w użyciu będą już tylko certyfikaty.

Warto zwrócić uwagę iż tokeny i certyfikaty mają różną specyfikę. Tokeny zawierają w sobie uprawnienia podatnika deklarowane w momencie ich generowania. Natomiast certyfikaty stanowią wyłącznie środek uwierzytelniania w systemie KSeF – podobnie jak np. podpis kwalifikowany.