Moduł Certyfikatów i Uprawnień – MCU oraz certyfikaty KSeF

Zgodnie z deklaracjami ministerstwa finansów od 1 listopada ma zostać uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień, czyli MCU.
Do czego służy, jak z niego korzystać i na co zwrócić uwagę ? Wreszcie – o co chodzi z certyfikatami KSeF ? Odpowiedź na te pytania znajdziecie Państwo w przygotowanym artykule.

Moduł Certyfikatów i Uprawnień – MCU

Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) umożliwi nadawanie uprawnień użytkownikom przyszłego systemu KSeF 2.0. Będą one niezbędne, aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lutego 2026 r. Moduł pozwoli również na składanie wniosków o certyfikaty KSeF oraz ich pobieranie.
MCU jest rozwiązaniem czasowym. Docelowo (prawdopodobnie od 1 lutego) systemy nadawania uprawnień oraz wnioskowanie o certyfikaty zostaną przeniesione do API KSeF 2.0.

Migracja uprawnień z API KSeF 1.0. do API KSeF 2.0.

Jeżeli nadaliście Państwo uprawnienia poszczególnym osobom lub podmiotom w ramach API KSeF 1.0 należy pamiętać, że migracji do API KSeF 2.0. podlegają wyłącznie uprawnienia właścicielskie oraz wynikające z ZAW-Fa. Pozostałe uprawnienia trzeba będzie nadać ponownie. Podobnie tokeny wygenerowane w ramach KSeF 1.0. nie będą działać w środowisku KSeF 2.0. (konieczne będzie ich wygenerowanie po zalogowaniu się do KSeF 2.0.).

Dlaczego wspominam o uprawnieniach ? Bo żeby skorzystać w ramach MCU z możliwości złożenia wniosku o certyfikaty KSeF – trzeba mieć najpierw przyznane uprawnienia.

Certyfikat KSeF

Certyfikat KSeF:

• będzie stanowił jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie oraz umożliwi weryfikację uprawnień nadanych przez podatnika (certyfikat KSeF typu 1);
• będzie wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym i udostępnianych nabywcy poza KSeF (certyfikat KSeF typu 2).

Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego wykorzystanie przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych będzie możliwe od 1 lutego 2026 r.

UWAGA !!! Żeby móc zawnioskować o certyfikat KSeF, trzeba mieć najpierw przyznane uprawnienia

Zatem, o certyfikat KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień mogą od 1 listopada wystąpić:

• osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
• osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie (np. JDG),
• podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.

Podmiot/osoba uwierzytelniona certyfikatem KSeF także będzie mogła wnioskować o wydanie kolejnego certyfikatu.

We wniosku o wydanie certyfikatu konieczne będzie podanie danych osoby fizycznej lub podmiotu, zgodnych z danymi identyfikującymi osoby lub podmiotu uwierzytelnionego w KSeF w momencie składania wniosku. Po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat KSeF zawierający przesłane dane zostanie wydany i będzie gotowy do pobrania przez wnioskującego.

Certyfikat KSeF będzie mógł być wydany osobie fizycznej identyfikowanej po numerze NIP (np. jednoosobowa działalność gospodarcza) lub po numerze PESEL (pod warunkiem, że będzie posiadała jakiekolwiek uprawnienie do korzystania z KSeF).

Ponadto, co istotne certyfikat będzie mógł być wydany podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną posiadającemu NIP np. spółce z o.o., po uwierzytelnieniu się za pomocą pieczęci kwalifikowanej.

Certyfikat będzie wydawany na okres 2 lat.

Zarządzanie certyfikatami KSeF

Sposób zarządzania certyfikatami w firmie może być kształtowany dowolnie w zależności od potrzeb danej organizacji. Przykładowo, spółka po uwierzytelnieniu w KSeF pieczęcią kwalifikowaną na NIP spółki, będzie mogła zawnioskować, a następnie pobrać wiele certyfikatów wydanych na dane spółki, po czym udostępnić je swoim pracownikom. W tej sytuacji, gdy fakturę wystawi osoba fizyczna posługująca się certyfikatem KSeF z NIP-em spółki (wydanym na spółkę), w KSeF widoczne będą wyłącznie dane spółki, a nie konkretnej osoby fizycznej, która fizycznie wystawiła tę fakturę.
Jeżeli natomiast certyfikaty zostaną wydane np. pracownikom spółki identyfikowanym po numerze PESEL, to – gdy fakturę wystawi osoba posługująca się takim certyfikatem – w KSeF widoczne będą dane tej osoby fizycznej, która wystawiała tę fakturę, działając w imieniu spółki.

Certyfikaty – limity

Certyfikaty będą limitowane. I tak:

• w przypadku osoby fizycznej, która posługuje się identyfikatorem podatkowym PESEL – wprowadzono limit maksymalnie 2 aktywnych certyfikatów KSeF oraz 2 nowych,
• w przypadku osoby fizycznej, która posługuje się identyfikatorem podatkowym NIP – limit maksymalnie 100 certyfikatów oraz 100 nowych,
• w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną (identyfikator NIP) – co najwyżej 100 certyfikatów oraz 100 nowych.

Nowy certyfikat, o którym mowa wyżej będzie mógł być wydany na miesiąc przed upływem okresu ważności najstarszego aktywnego certyfikatu.