Faktury scamowe w KSeF

Przygotowując się do KSeF warto pamiętać, że na nasze konto w  KSeF będą  trafiać wszystkie faktury wystawione na nasz NIP – w tym faktury scamowe. Czy możemy się przed nimi jakoś zabezpieczyć ? Odpowiedź znajdziecie Państwo w tym artykule.

Z całą pewnością w procesie przygotowania do wdrożenia KSeF należy zadbać o procedury kontroli oraz zatwierdzania faktur zakupowych. Na konto nabywcy w KSeF trafią wszystkie faktury wystawione na jego NIP w tym faktury, które np. nie będą dokumentować rzeczywistej sprzedaży, które nie powinny być kwalifikowane jako faktury kosztowe, nie dają prawa do odliczenia VAT, wreszcie – nie powinny być zapłacone. Wdrożenie w firmie odpowiednich procedur związanych z akceptacją takich faktur leży po stronie podatnika.

Czy jednak w kontekście tzw. faktur scamowych są przewidziane mechanizmy zabezpieczające w samym KSeF ? Okazuje się, że tak.

Faktury scamowe w KSeF

W API KSeF 2.0. zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na ukrycie faktur w wynikach wyszukiwania. Rozwiązanie to powinno zapobiec sytuacji, w której podatnik – nabywca przez przypadek zaliczy taką scamową fakturę do kosztów, odliczy z niej VAT, czy wreszcie – zapłaci.

Żeby móc ukryć fakturę podatnik będzie musiał przeanalizować, czy zaistniały przesłanki to uzasadniające. Następnie będzie musiał ten fakt zgłosić oraz uzasadnić.

Ukrycie faktur scamowych – przesłanki

Wśród przesłanek uzasadniających zgłoszenie oszustwa wskazano m.in. następujące sytuacje:

• faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje,
• brak wystąpienia transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze),
• podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny,
• nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje on w Wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.),
• w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na j. polski,
• na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze),
• w fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.

Wystąpienie pojedynczej przesłanki z wskazanego przykładowego zbioru nie uzasadnia zgłoszenia. Dlatego też podatnik powinien przeanalizować konkretną sytuację pod kątem wystąpienia kilku przesłanek uzasadniających zgłoszenie.

Ukrycie faktur scamowych – zgłoszenie i uzasadnienie

W API KSeF 2.0 zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie takiego nadużycia administracji. Nadużycie dotyczące faktury może zgłosić osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik).

Aby zgłosić tego typu fakturę do organu, konieczne jest wpisanie uzasadnienia zgłoszenia. Zgłoszenie faktury odbywa się indywidualnie tj. jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury. Nie jest możliwe zbiorcze zgłoszenie nadużycia w stosunku do wielu faktur.

Administracja będzie dokonywała analizy oraz weryfikacji dokonanych zgłoszeń.

Podatnik, który dokonał zgłoszenia, po jego przesłaniu nie będzie jednak informowany o przebiegu procesu weryfikacji zasadności zgłoszenia przez administrację, ani z jakim skutkiem taka weryfikacja się zakończyła.

Po przeanalizowaniu przesłanek, wysłaniu zgłoszenia oraz jego uzasadnieniu podatnik może ukryć daną fakturę w wynikach wyszukiwania.

To jeszcze nie koniec.

Przywrócenie widoczności faktury

Podatnik może również przywrócić widoczność faktury. Aby to zrobić – musi wycofać zgłoszenie oraz – tak słusznie się Państwo domyślacie – uzasadnić to wycofanie 😊.

Tyle ze strony KSeF.

Raz jeszcze podkreślam – że wprowadzenie odpowiednich procedur w zakresie kontroli i zatwierdzania faktur zakupowych leży po stronie podatnika – przedsiębiorcy Jeżeli potrzebujecie Państwo wsparcia w ich opracowaniu i wdrożeniu – zapraszam do kontaktu.