Data wystawienia faktury w KSeF

Zmiany, jakie wprowadzi obligatoryjny KSeF, a dotyczące definicji pojęcia: wystawienie faktury, mogą mieć ogromne znaczenie praktyczne dla podatników. Tym bardziej dziwi i niepokoi fakt, iż na pół roku przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF do projektu nowelizacji wprowadzono dwa wewnętrznie sprzeczne przepisy.

Data wystawienia faktury w KSeF – zasada ogólna

Zgodnie z brzmieniem przepisu art. 106 na ust. 1 ustawy o VAT data wystawienia faktury to data przesłania tej faktury do KSeF.

Zatem – jeżeli podatnik sporządzi fakturę i podejmie próbę przesłania jej do KSeF, ale z uwagi np. na błąd w treści faktury – KSeF tę fakturę cofnie – to faktura nie jest wystawiona (bo nie jest wysłana do KSeF).

Nowa definicja daty wystawienia faktury będzie mieć szczególne znaczenie w kontekście:

• przepisów o maksymalnym terminie wystawienia faktury,
• faktur wystawianych na przełomie miesiąca, w przypadkach kiedy obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury,
• kursów stosowanych do przeliczania faktur walutowych.

Poza tym może mieć wpływ na:

• liczenie terminów płatności (jeśli zostały określone w relacji do daty wystawienia faktury),
• rozpoznanie momentu powstania przychodu (jeżeli faktura została wystawiona (czyli wysłana do KSeF) przed wykonaniem dostawy lub usługi,
• czy wreszcie – stosowanie procedury złych długów.

Poza tym podatnicy powinni zdać sobie sprawę z tego, że w wyniku jej wprowadzenia oraz obowiązywania stracą możliwość „manewrowania” terminem wystawienia faktury, z której nagminnie korzystali przed erą KSeF. Wspomniane „manewrowanie” polegało na tym, że – jeżeli podatnik chciał aby z jakiś względów termin wystawienia faktury przypadał w miesiącu zrealizowania dostawy lub wyświadczenia usługi, to – po prostu tak rozbił (np. usługa wykonana w maju – podatnik 5 czerwca wystawia z tego tytułu fakturę, wskazując w polu: data wystawienia faktury 31 maja.)
Omawiany przepis uniemożliwi taką praktykę – podatnik nie może bowiem „manewrować” czynnością faktyczną poświadczoną urzędowo (czyli wysyłką faktury do KSeF).

Data wystawienia faktury – wyjątki od zasady

Od zasady, zgodnie z którą datą wystawienia faktury jest data przesłania ten faktury do KSeF ustawodawca przewidział również wyjątki. Dotyczą one:

• faktur wystawianych przez podatników w trybie offline-24,
• faktur wystawianych podczas awarii KSeF oraz
• faktur wystawianych podczas niedostępności KSeF.

We wszystkich wymienionych sytuacjach datą wystawienia faktury jest data z pola P_1.

Data wystawienia faktury w KSeF – art. 106 nda ust. 16 projektu

Na pewnym etapie prac nad projektem ministerstwo finansów zdecydowało się wprowadzić do ustawy zapis, zgodnie z którym: za fakturę, o której mowa w ust. 1 (a zatem wystawioną w trybie off-line 24), uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze (czyli data wystawienia faktury wskazana w polu P_1).

Brzmienie powołanego przepisu jest na tyle niejednoznaczne, że daje przestrzeń do różnej jego interpretacji. Jedną z możliwych jest interpretacja oparta na następujących założeniach:

• przepis art. 106 na ust. 1, mówiący o tym, że datą wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF – nie został uchylony,
• (mimo wszystko) obowiązuje domniemanie racjonalności ustawodawcy – czyli założyć należy, iż w tej samej ustawie nie powinny znajdować się przepisy wzajemnie się wykluczające,
• przepis art. 106 nda ust. 16 wymaga, aby fakturę wystawioną on-line i przesłaną do KSeF w dacie późniejszej niż data wskazana w polu P_1) traktować jako fakturę wystawioną w trybie off-line 24,
• faktura wystawiona w trybie off-line 24 (a zatem poza KSeF) powinna być przesłana do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia.

W efekcie – jeżeli podatnik wystawił fakturę online i przesłał ją do KSeF o 1 dzień roboczy później niż data wskazana w polu P_1 – datą wystawienia faktury jest data z pola P_1. Jeżeli opóźnienie było większe – należy wrócić do zasady, zgodnie z którą datą wystawienia faktury jest data przesłania tej faktury do KSeF.

Tak jak zostało zaznaczone powyżej – jest to jedna z możliwości interpretowania tego przepisu.

Wątpliwości narastające wokół sposobu definiowania terminu: data wystawienia faktury oraz niejednoznaczne brzmienie przepisów skłoniły ministerstwo do zamieszczenia na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa

Informacji, zgodnie z którą:
„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług) – powyższe wprost wynika z przepisu (przyp. autorki).

Powyższa zasada dotyczy wyłącznie przypadku gdy faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF w tym samym dniu, co data wskazana w polu P_1. (to już niestety z przepisu nie wynika i jest efektem twórczej interpretacji ministerstwa – przyp. autorki).

Jeżeli data przesłania faktury do KSeF, o której mowa w art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, będzie późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wskazana na tej fakturze, to fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana w polu P_1.

W efekcie interpretacji przyjętej przez ministerstwo – datą wystawienia faktury będzie zawsze data z pola P_1. Jest to z całą pewnością stanowisko, które ucieszy wielu podatników.

Natomiast:

• stanowisko ministerstwa – umieszczone w formie notatki na stronie nie jest obowiązującym prawem,
• jego słuszność nie znajduje poparcia w brzmieniu przepisów,
• w projekcie – na etapie finalnym prac nad jego ostatecznym brzmieniem – mamy w tym zakresie dwa wewnętrznie sprzeczne (wykluczające się przepisy),
• samo ministerstwo, czyni zastrzeżenie, iż projekt w tym zakresie może jeszcze ulec modyfikacjom.

W konsekwencji na pół roku przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF podatnicy w zasadzie nie wiedzą jak należy definiować tak podstawowe pojęcie jak: data wystawienia faktury.