Nowe oznaczenia faktur w JPK_VAT

Mamy projekt rozporządzenia w sprawie JPK_VAT. Proponowane zmiany dotyczą m.in. nowego oznaczania faktur. Projekt został opublikowany 14 października. I się zaczęło…

Z projektu rozporządzenia z 14 października 2025 r. zmieniającego rozporządzenie o zmianie rozporządzenia (co samo w sobie jest zabawne) wynika, iż od lutego 2026 r. podatnicy będą mieli obowiązek podawania w ewidencji sprzedaży i zakupu:

• numerów KSeF faktur

ewentualnie oznaczeń:

• OFF – dla faktur wystawionych podczas awarii,
• BFK – dla faktur wystawionych poza KSeF (np. faktura wystawiona poza KSeF dla konsumenta, faktura wystawiona w 2026 r. przez mikroprzedsiębiorcę),
• DI – dla dowodów innych niż faktura wystawiona w KSeF (m.in. faktury wystawione w trybie offline-24).

I się zaczęło.
„Punktów zapalnych” wywołujących żywe emocje, które trzeba szczegółowo opisywać wszędzie jest kilka. Skupię się na dwóch.

Punkt zapalny nr 1

O mój boże – co mają zrobić spółki zagraniczne zarejestrowane do Vat w Polsce, które mogą otrzymywać od podatników polskich za zakupy realizowane w Polsce faktury ustrukturyzowane poza KSeF ???? Bo przecież, jeżeli owa spółka zagraniczna składa w Polsce deklarację ( a może się tak zdarzyć) to powinna podać w ewidencji zakupu nr KSeF takiej faktury. Jak ?????

Odpowiadam:

Normalnie. Na otrzymanej wizualizacji takiej faktury będzie umieszczony kod QR a pod nim numer KSeF takiej faktury. I ten właśnie numer należy podać w ewidencji zakupu. A jeżeli taka spółka otrzymuje milion faktur zakupowych i podobną ilość wystawia, to zdecydowanie lepszym rozwiązaniem dla niej będzie fakturowanie w KSeF (bo może). Wówczas – jako uczestnik KSeF – faktury zakupowe będzie również otrzymywać w KSeF – i cały proces związany z podawaniem numeru KSeF faktury w ewidencji zakupu może zautomatyzować

Punkt zapalny nr 2

W uzasadnieniu do projektu, omawiając oznaczenie DI MF podaje, iż w przypadku gdy faktura jest wystawiana w trybie offline-24 i na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją podatnik nie posiada numeru KSeF dla tego dokumentu lub nie został on przesłany do KSeF, wówczas powinien go wykazać w JPK_VAT z deklaracją po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć „DI”. Natomiast po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK_VAT z deklaracją i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF.

I jest burza: „wieczne obowiązki korygowania JPK”, urzędy zasypane „lawiną korekt”. Sodoma i Gomora.

Odpowiadam – zadając pytanie:

Coooooo ? Lub grzeczniej: Dlaczego ?

Tryb offline-24 ma to do siebie, że fakturę wystawioną poza KSeF trzeba dosłać do KSeF niezwłocznie – najpóźniej następnego dnia roboczego (jeżeli termin ten, który zresztą jest słusznie krytykowany, nie zostanie zachowany, to od stycznia 2027 r. na podatnika będą mogły być nałożone sankcje KSeF). Zatem – umówmy się – w momencie składania deklaracji większość faktur wystawionych w miesiącu poprzednim w trybie offline-24 będzie już dosłana do KSeF i będzie mieć nadany numer KSeF, a zatem w ogóle nie będzie potrzeby oznaczać jej symbolem DI.

Konkluzja jest następująca:

KSeF jest wystarczająco złożonym procesem, który wymaga sporego zaangażowania poszczególnych działów w firmie (nie tylko księgowości). Po co rozpętywać burzę w tematach, które tego nie wymagają ? Które można stosunkowo łatwo rozwiązać, lub wręcz im zapobiec ?

Uczestniczę w procesach wdrożenia KSeF w różnych firmach od małych przez średnie do naprawdę dużych i wiem, że da się to zrobić „na spokojnie”.