Obowiązki związane z KSeF od 1 lutego 2026 r.

W momencie publikacji tego artykułu wszyscy będziemy uczestniczyć w nowej rzeczywistości podatkowo-biznesowej, czyli w realiach KSeF 2.0. W przygotowanym artykule znajdziecie Państwo praktyczne wskazówki na co należy zwrócić uwagę już od pierwszych dni obowiązywania obligatoryjnego KSeF.

Nawet jeżeli obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem w KSeF obejmie Państwa dopiero od 1 kwietnia 2026 r., ew. 1 stycznia 2027 r. – to już od lutego 2026 r. faktury wystawiane przez dużych podatników będziecie Państwo otrzymywać w KSeF.

Na co w związku z tym należy zwrócić szczególną uwagę ?

Data otrzymania faktury w KSeF

Datą otrzymania faktury w KSeF jest moment nadania tej fakturze nr przez system KSeF (nie ma znaczenia, kiedy informacja o tym trafi do nabywcy). Data nadania fakturze numeru przez system KSeF jest widoczna w systemie – istotne w tym zakresie jest to, aby programy, z  których korzystacie i które są zintegrowane z KSeF „zaciągały” z systemu tę datę.

Warto zwrócić uwagę, iż przez jakiś czas część faktur będziecie Państwo otrzymywać w KSeF, część poza KSeF – dla tych pierwszych data otrzymania jest definiowana w sposób omówiony powyżej. Dla tych drugich – w sposób tradycyjny (moment, w którym podatnik otrzymał fakturę). W tym zakresie będzie miał więc miejsce swoisty dualizm, w którym konieczne będzie różnicowanie definicji pojęć, które wyznaczają prawidłowy moment odliczania podatku VAT.

Co zrobić w sytuacji, w której kontrahent powinien wystawić fakturę za pośrednictwem KSeF, ale tego nie zrobił ? Innymi słowy – czy z takiej faktury można odliczyć podatek ? Zdaniem Dyrektora KIS – jeżeli pozostałe warunki dla odliczenia podatku VAT zostały spełnione –można. Szczegółowo na ten temat pisałam w art.: link do art.: Odliczenie podatku VAT z faktury wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Sugeruję jednak zachowanie w tym zakresie czujności – bazując na brzmieniu przepisów, odliczenie VAT w takiej sytuacji należałoby uznać za ryzykowne. Interpretacje natomiast mają to do siebie, że lubią się zmieniać.

Warto pamiętać, że gdyby zdarzyła się awaria KSeF – datę otrzymania faktury wyznacza to zdarzenie, które wystąpiło jako pierwsze – albo otrzymanie w sposób tradycyjny, albo moment nadania fakturze numeru przez system KSeF.

Zmieniają się również zasady korygowania podatku naliczonego in minus jako efekt otrzymania faktury korygującej.

Kontrola merytoryczna faktur zakupowych

Do KSeF mogą trafiać faktury wystawione na Was przez pomyłkę, lub też celowo, które nie dokumentują rzeczywistej sprzedaży. Takie faktury nie powinny być zakwalifikowane jako faktury kosztowe, nie dają prawa do odliczenia VAT, wreszcie – nie powinny być zapłacone.

Powinniście Państwo wdrożyć procedury, które zminimalizują ryzyko rozliczenia takich faktur. Warto również podjąć decyzję, czy będzie korzystać z procedury zgłaszania poprzez KSeF tzw. faktur scamowych. Więcej na ten temat piszę w art.: link do art.: Faktury scamowe w KSeF.

Wdrożone przez Państwa procedury powinny zapewniać możliwość „nadpisywania” faktur. Do KSeF mogą  trafiać faktury bez szczegółowych danych uzasadniających np. zaliczenie faktury do określonej kategorii kosztów.

Co więcej do KSeF będą trafiać faktury „gołe” – bez umów, protokołów itd. Warto więc ustalić z dostawcami w jakiej formie oraz w jakim terminie będą dostarczać Państwu dokumentację towarzyszącą transakcji, a potem jedno (fakturę) z drugim (dokumentacja towarzysząca) powiązać.

Uprawnienia

Żeby odbierać faktury w KSeF – do czego – raz jeszcze podkreślę – w jakimś zakresie wszyscy jesteśmy zobowiązani od 1 lutego 2026 r. – musimy mieć uprawnienia. Jeżeli nie nadaliście Państwo tych uprawnień do tej pory – aktualnie możecie to zrobić w środowisku produkcyjnym API KSeF 2.0.

Konieczne będzie podjęcie m.in. następujących decyzji:

• czy składacie Państwo ZAW-FA, czy korzystacie z pieczęci elektronicznej z NIP spółki ?
• z jakiego modelu uprawnień korzystacie – bezpośredniego, pośredniego ? A może macie potrzebę generowania IdWew i przypisania ich np. do poszczególnych oddziałów ?
• czy korzystacie z certyfikatów do uwierzytelnienia się w KSeF – jeżeli tak, to czy będą wygenerowane na NIP spółki, czy na pesel osoby fizycznej ?
• czy korzystacie z tokenów ?

Pytania się mnożą, a to jedynie ułamek zagadnień, które należy wziąć pod uwagę.

Gorąco zachęcam również tę grupę czytelników, która będzie musiała wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF od 1 kwietnia – żeby nie czekała z tym do ostatniej chwili, tylko zrobiła to wcześniej – tak żeby mieć czas na zidentyfikowanie obszarów, które nie działają perfekcyjnie i należy je zmodyfikować.