Tryb offline-24

Tryb offline-24 to tryb fakturowania poza KSeF, w którym podatnicy pokładali spore nadzieje, a ministerstwo utrzymywało ich w tym stanie.
Tymczasem lektura projektowanych przepisów prowadzi do brutalnego wniosku: miało być tak pięknie, a będzie jak zwykle.

Cechy wyróżniające fakturowanie w tym trybie

Zacznijmy od neutralnej i pozbawionej emocji charakterystyki tego trybu.

Otóż, wystawiając fakturę w trybie offline-24:

• podatnik wystawia ją postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,
• faktura jest dostarczana nabywcom w KSeF, chyba że nabywcą jest podmiot, który nie jest uczestnikiem systemu KSeF (np. podmiot zagraniczny, konsument), z którym uzgodniono sposób dostarczenia mu faktury poza KSeF – wówczas na fakturę powinny być naniesione 2 kody QR: OFFLINE oraz CERTYFIKAT,
• faktura powinna być przesłana do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu,
• datą wystawienia faktury jest data z pola P_1,
• data otrzymania tej faktury jest:
  • data przydzielenia jej  numeru przez system KSeF albo
  • data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w tych przypadkach, w których faktura jest dostarczana nabywcom, którzy nie są uczestnikami systemu KSeF (np. konsumenci, podmioty zagraniczne).

Następnie przejdźmy do rozczarowań.

Rozczarowanie nr 1

Tryb offline-24 oznacza wprowadzenie dla wszystkich podatników możliwości dobrowolnego wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF. Podatnik decydując się na zastosowanie tego trybu wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli faktura jest wystawiana na nabywcę, który nie jest uczestnikiem systemu KSeF (np. konsument, podmiot zagraniczny) i podatnik uzgodni z takim nabywcą, że faktura ma być mu dostarczona poza KSeF, wówczas powinien nanieść na taką fakturę 2 kody QR (OFFLINE oraz CERTYFIKAT). O kodach QR oraz certyfikatach pisałam szczegółowo w artykułach: Kod QR na fakturze oraz Certyfikat KSeF

W pozostałych przypadkach – a zatem, gdy faktura jest wystawiana na innego podatnika (uczestnika systemu KSeF) faktura jest mu dostarczana wyłącznie w KSeF.

I tu pojawia się pierwsze rozczarowanie. Podatnicy liczyli, że będą mogli skorzystać z tego rozwiązania np. przy wystawianiu faktur na stacjach benzynowych, kiedy np. pracownik kupujący paliwo otrzymuje wizualizację faktury, a później faktura jest wysyłana do KSeF. Nabywca nie musiałby czekać na przesłanie faktury.

Z przepisów wynika jednak, że faktury wystawiane w trybie offline – 24 mogą być dostarczone nabywcom poza KSeF tylko wówczas, gdy nabywca – ujmując rzecz w dużym uproszczeniu – nie jest uczestnikiem KSeF. W pozostałych przypadkach – faktury wystawione w trybie offline-24 mają być dostarczane podatnikom wyłącznie w KSeF. Faktura dostarczona nabywcy w KSeF, może być co prawda użyta poza KSeF, ale wówczas trzeba na nią nanieść kod QR, a pod nim podać nr KSeF faktury. To prowadzi do wniosku, że przedsiębiorca, który wystawia fakturę w trybie offline-24 (poza KSeF) – a zatem np. stacja benzynowa „rękami” swojego pracownika, nie może tej faktury w chwili wystawienia udostępnić nabywcy (podatnikowi) poza KSeF – bo nie może nanieść na nią kodu QR z numerem KSeF faktury (z tego prostego powodu, że numer ten jeszcze nie został nadany, gdyż faktura nie została przesłana do KSeF). To powoduje, że prawdopodobnie nie będzie możliwe „szybkie” fakturowanie tj. wydanie wspomnianemu pracownikowi faktury i następnie dosłanie jej do KSeF.

Rozczarowanie nr 2

Podatnik jest obowiązany przesłać  faktury wystawione w trybie off-line do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po ich wystawieniu. I tutaj pojawia się problem. Załóżmy, że podatnik zdecydował się na wystawienie faktury w trybie offline-24 ponieważ, z uwagi na awarię serwera, nie mógł wystawić faktury w KSeF. Podatnik wystawił fakturę w środę. W czwartek powinien przesłać ją do KSeF. Tyle że serwer cały czas nie działa. Przepisy w projektowanym brzmieniu nie przewidują takiej sytuacji i wymagają, aby podatnik przesłał fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia. Co więcej – za nieprzesłanie faktury do KSeF w wymaganym terminie przewidziane są sankcje (wejdą w życie od stycznia 2027 r.). Przedstawiona sytuacja wydaje się problematyczna. Nie każdy podatnik może sobie pozwolić na wstrzymanie procesu wystawiania faktur na okres, w którym z przyczyn leżących po stronie podatnika, ich wystawienie w KSeF nie jest możliwe. Przepisy natomiast są w tym zakresie sformułowane jednoznacznie i nie przewidują wyjątków.

Szanse na to, że ostateczny kształt przepisów, które wejdą w życie będzie bardziej przyjazny dla podatników są znikome. W efekcie – fakturując w trybie offline-24 trzeba się będzie liczyć z jego ograniczeniami.