Zbiorczy identyfikator płatności w KSeF

Zbiorczy identyfikator płatności będzie wykorzystywany przez podatników do oznaczania tytułów przelewów za faktury ustrukturyzowane. Jak się nim posługiwać, gdzie wygenerować ? A wreszcie – czy jego wygenerowanie to prawo, czy obowiązek podatnika ? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziecie Państwo w przygotowanym artykule.

Nr KSeF faktury w tytule przelewu

Począwszy od 1 stycznia 2027 r.:

• podatnicy VAT czynni
• dokonując płatności (w tym płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności – MPP) za faktury ustrukturyzowane oraz za faktury wystawione w podczas niedostępności i trybu offline-24,
• na rzecz innego podatnika VAT czynnego,
• za pośrednictwem usługi polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych,
  w tytule przelewu będą zobligowani podawać nr KSeF faktury lub numer identyfikatora zbiorczego.

Obowiązek ten dotyczyć będzie również:

• wystawcy faktury, gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty,
• podmiotów trzecich dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz danego nabywcy.

Podatnik nie będzie zobowiązany do podania numeru KSeF przy płatnościach za faktury, które zostały wystawione podczas niedostępności KSeF lub w trybie offline-24 i nie zostały wprowadzone do systemu (dosłane do KSeF) w związku z ogłoszoną awarią.

Oprócz tego, że jest to jedna z nowości jaką wprowadzi obowiązkowy KSeF – wymóg ten nie budzi większych wątpliwości.
Do czasu jednak. Co zrobić w sytuacji, gdy jednym przelewem chcemy zapłacić za kilkanaście faktur? Numer KSeF faktury jest stosunkowo długi – kilkanaście takich numerów może najzwyczajniej w świecie nie zmieścić się w tytule przelewu. W takiej sytuacji podatnik będzie mógł podać numer identyfikatora zbiorczego. Identyfikator ten będzie można wygenerować z poziomu KSeF.

Zbiorczy identyfikator płatności w KSeF

Zbiorczy identyfikator płatności jest numerem agregującym, nadawanym dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez danego sprzedawcę. Aby go wygenerować trzeba będzie podać numery KSeF faktur, które mają być opłacone danym przelewem (dla realizacji którego generowany jest identyfikator zbiorczy). Identyfikator może wygenerować zarówno wystawca, jak i np. odbiorca faktur. I tak np. nabywca, po zalogowaniu się do KSeF, na liście faktur otrzymanych w KSeF powinien zaznaczyć te faktury, dla których ma być wygenerowany identyfikator zbiorczy. Generowanie identyfikatora zbiorczego będzie możliwe zarówno w Aplikacji Podatnika KSeF jak i komercyjnych systemach finansowo-księgowych, które będą połączone z API KSeF. Następnie po jego wygenerowaniu i skopiowaniu – nabywca podaje ten identyfikator w tytule przelewu.

Sprzedawca – otrzymując przelew – kopiuje numer identyfikatora i z poziomu KSeF – może go „odkodować” – czyli sprawdzić, które faktury (o jakich numerach KSeF) zostały tym przelewem opłacone.

Identyfikator zbiorczy będzie się składał z 35 znaków:

• numeru NIP podmiotu, który go generuje (tzw. kontekstu uwierzytelnienia generującego),
• oznaczenia „IZ”,
• roku i miesiąca wygenerowania identyfikatora zbiorczego,
• unikalnego ciągu 12 znaków,
• dwóch cyfr kontrolnych.

Przykład:

9999999999-IZ202701-FFFFFFFFFFFF-FF

Zbiorczy identyfikator płatności – prawo, czy obowiązek podatnika?

Sytuacją, która obiektywnie wymusi na podatniku posługiwanie się identyfikatorem, będzie ta, w której podatnik chce jednym przelewem zapłacić np. za kilkanaście faktur – wówczas ich numery KSeF mogłyby się nie zmieścić w tytule przelewu (i konieczne będzie wygenerowanie identyfikatora zbiorczego.

Jednocześnie jednak charakterystyka identyfikatora zbiorczego podana przez ministerstwo finansów uzasadnia pytanie – czy posługiwanie się nim jest prawem, czy też obowiązkiem podatnika ? Innymi słowy – czy płacąc jednym przelewem za np. 3 faktury nabywca może w tytule przelewu podać numery KSeF tych faktur, ale może również podać zbiorczy identyfikator płatności. Czy też począwszy od płatności za dwie faktury (i więcej) podatnik obowiązkowo musi wygenerować i podać w tytule przelewu identyfikator zbiorczy i tym samym nie może podawać numerów KSeF faktur opłacanych tym przelewem.

Jeżeli identyfikator zbiorczy, to tylko jeden z obszarów, który budzi Państwa wątpliwości związane z obligatoryjnym KSeF – zapraszam do kontaktu i skorzystania z wsparcia ES DORADZTWO w procesie wdrożenia KSeF