Kto skorzysta z odroczenia KSeF ?

Obowiązek fakturowania w KSeF wejdzie w życie „na raty” tj. od 1 lutego 2026 r. oraz od 1 kwietnia 2026 r.. Jednocześnie przepisy przewidują odroczenia w tym zakresie dla określonych grup podatników oraz sytuacji. Kto i na jakich zasadach skorzysta z odroczenia ? Na co powinni zwrócić uwagę podatnicy, których kontrahenci skorzystają z tego odroczenia ? Zapraszam do lektury przygotowanego artykułu.

Obligatoryjny KSeF wejdzie w życie w dwóch datach tj. 1 lutego oraz 1 kwietnia 2026 r. Szczegółowe informacje o tym dla kogo oraz od kiedy fakturowanie w KSeF będzie obligatoryjne znajdziecie Państwo w artykule – KSeF – dla kogo i od kiedy obowiązkowy.

Jednocześnie ustawodawca przewidział odroczenia w tym zakresie. Dotyczą one mikroprzedsiębiorców oraz faktur wystawianych na kasach fiskalnych.

Mikroprzedsiębiorcy

W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. tzw. mikroprzedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury w postaci takiej jak dotychczas, czyli faktury papierowe lub elektroniczne, a zatem będą mogli fakturować poza KSeF.

Mikroprzedsiębiorca definiowany jest jako podatnik, u którego łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

Mikroprzedsiębiorca traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczony został wyznaczony limit 10 000 zł. brutto. Faktura, którą przekroczony został limit powinna być w związku z tym fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF. Przekroczenie limitu oznacza również brak możliwości powrotu do fakturowania poza KSeF przez takiego mikroprzedsiębiorcę.

Na co powinni zwrócić uwagę podatnicy, których kontrahenci skorzystają z tego odroczenia ?

Czyli – czy odliczenie podatku z faktury wystawionej przez mikroprzedsiębiorcę poza KSeF generuje ryzyko ?

Jeżeli wśród kontrahentów, od których realizujecie Państwo zakupy są mikroprzedsiębiorcy warto zwrócić uwagę na to, że:

• nie wszystkie faktury zakupowe za zakupy krajowe wystawiane przez krajowych podatników będą otrzymywane w KSeF – a zatem przygotowując się do KSeF warto przewidzieć i opracować „ścieżkę” otrzymywania faktur poza KSeF – aby następnie wszystkie faktury zakupowe (zarówno te otrzymywane w KSeF jak i poza KSeF) prawidłowo uwzględnić w poliku JPK_VAT,
• kupując tę samą usługę od tego samego podmiotu (np. usługę pielęgnacji terenów zielonych wokół firmy) podatnik może raz otrzymać fakturę poza KSeF, a następnym razem już w KSeF (bo kontrahent – mikroprzedsiębiorca przekroczył limit 10 000 zł.).

Najistotniejsze z punktu widzenia faktur zakupowych jakie podatnik otrzymuje od mikroprzedsiębiorców jest jednak to, czy powinien w jakiś sposób kontrolować przekroczenie przez nich limitu, który obliguje mikroprzedsiębiorcę do wystawiania faktur w KSeF? Powstaje bowiem pytanie – czy jeżeli mikroprzedsiębiorca przekroczył limit i powinien wystawić fakturę w KSeF, ale mimo ciążącego na nim obowiązku tego nie zrobił i wystawił tradycyjną fakturę – to podatnik może z niej odliczyć podatek VAT ?

Otrzymanie faktury przez nabywcę jest jedną z przesłanek warunkującą prawidłowe odliczenie podatku. Wystawiając fakturę w KSeF sprzedawca nie wysyła jej (co do zasady) do nabywcy. Wysyła ją natomiast do KSeF, a system KSeF nadaje tej fakturze numer KSeF. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej – jest ten właśnie moment – moment nadania jej numeru KSeF przez system KSeF.

Jeżeli mikroprzedsiębiorca (mimo ciążącego na nim obowiązku) nie wystawił faktury w KSeF (w konsekwencji fakturze nie został nadany numer KSeF) to czy można twierdzić, że nabywca ją otrzymał ? Jeżeli nie – to tym samym nie została spełniona jedna z przesłanek warunkujących prawidłowe odliczenie podatku. Odliczenia podatku przez nabywcę jest w takiej sytuacji obciążone ryzykiem.

Podatnik – nabywca powinien rozważyć pozyskanie od swoich kontrahentów (mikroprzedsiębiorców) stosownych oświadczeń. Ich przedmiotem powinna być deklaracja mikroprzedsiębiorcy, iż zdaje on sobie sprawę z obowiązków jakie nakładają na niego przepisy ustawy i oświadcza, iż faktura, którą przekroczy przewidziany limit 10 000 zł. (oraz wszystkie kolejne faktury) będą przez niego wystawiane w KSeF.

Dysponując takim oświadczeniem – nabywca może:

• racjonalnie przyjąć, iż skoro otrzymuje od mikroprzedsiębiorcy faktury tradycyjne, to oznacza to, że ten nie przekroczył limitu obligującego go do wystawiania faktur w KSeF,
• w sytuacji próby kwestionowania prawidłowości odliczenia podatku – powołać argument należytej staranności.

Zwracam jednocześnie Państwa uwagę na korzystne interpretacje, jakie w tym zakresie wydał Dyrektor KIS (jedną z nich omówiłam w artykule – Odliczenie podatku VAT z faktury wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

Czy, mimo wszystko, warto pozyskać oświadczenie, o którym mowa wyżej ?

Według mnie tak. Dlaczego ?

• bo interpretacje Dyrektora KIS choć kształtują korzystną linię interpretacyjną, to nie chronią podatników, względem których nie zostały wydane,
• interpretacje mają to do siebie, że lubią się zmieniać – niewykluczone więc, że za jakich czas stanowisko Dyrektora KIS nie ulegnie zmianie na niekorzyść podatników,
• niezależnie od aktualnej linii interpretacyjnej – dysponowanie stosownym oświadczeniem nie zaszkodzi i może być interpretowane wyłącznie na korzyść podatnika.

Faktury wystawiane na kasach fiskalnych

Kolejne odstępstwo od terminów wejścia w życie obligatoryjnego KSeF dotyczy faktur wystawianych na kasach fiskalnych ( w tym paragonów z NIP traktowanych jako faktury uproszczone). Otóż faktury te do końca 2026 r. nie są objęte KSeF (a zatem – będą wystawiane tak jak do tej pory – poza KSeF).

Natomiast od 1 stycznia 2027 r. nie będzie już możliwości wystawiania faktur na kasach fiskalnych (jeżeli podatnik będzie chciał wystawić fakturę – będzie musiał to zrobić w KSeF).

Jeżeli potrzebujecie Państwo wsparcia w procesie wdrożenia KSeF – zapraszam do kontaktu.