JPK_VAT – nowe oznaczenia – jak je stosować w praktyce?

JPK_VAT i nowe oznaczenia są trochę jak garderoba kapsułowa, tyle że stylista dopiero się uczy. W efekcie wszystko powinno pasować i „zagrać”, tymczasem zgrzyta i od „pasowania” jest daleko.

Mamy rozporządzenie, mamy uzasadnienie doń. Ponadto pojawiła się broszura tłumacząca rozporządzenie (proszę jej nie czytać !!!), następnie tu i ówdzie wyjaśnienia i najnowsze cudo – tabela.

Zgodnie z ową tabelą:

• w ewidencji sprzedaży oznaczenie:
  • NrKSeF: należy stosować, gdy faktura została wystawiona za pośrednictwem KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT ma nadany nr KSeF,
  • OFF: dotyczy faktury wystawionej podczas awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
  • BFK: dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, które zostały wystawione poza KSeF,
  • DI: dotyczy dowodu innego niż faktura (np. faktura wewnętrzna, zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących) oraz faktur wystawionych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy) i w trakcie niedostępności systemu KSeF (art. 106nh ust. 1 ustawy), które to faktury na dzień przesłania ewidencji nie posiadają nadanego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF (w przypadku ujęcia w ewidencji faktury wystawionej w trybie offline24 oraz w trakcie niedostępności systemu KSeF, dla której zastosowano w ewidencji oznaczenie DI – po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować zastosowane oznaczenie poprzez wprowadzenie nadanego numeru KSeF).
• w ewidencji zakupu oznaczenie:
  • NrKSeF: należy stosować, gdy faktura została wystawiona za pośrednictwem KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT ma nadany nr KSeF,
  • OFF: dotyczy faktur wystawianych w okresie trwania awarii KSeF (oznaczenie OFF wskazuje, iż z uwagi na brak aktywności systemu KSeF, faktura na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją nie posiada numeru identyfikującego KSeF,
  • BFK: należy stosować w przypadku otrzymania faktury wystawionej poza KSeF,
  • DI: dotyczy dowodu innego niż faktura – w szczególności wszystkich innych przypadków dokumentów, które nie będą posiadały nr KSeF i nie zostały przesłane do KSeF, ani nie będzie można ich oznaczyć BFK i OFF, ale pojawia się konieczność wykazania ich w ewidencji VAT.

Mając na uwadze powyższe – transakcje zagraniczne zakupowe np. WNT, import usług, import towarów jeżeli zostały udokumentowane fakturą powinny być (zarówno w ewidencji sprzedaży jak i zakupu) oznaczone BFK. Jeżeli natomiast są dokumentowane dowodem innym niż faktura powinny być oznaczone DI.

Wyobraźmy sobie jeszcze jedną sytuację z tzw. życia (wcale nierzadką, jak się okazuje):

Kontrahent – podatnik krajowy wystawia powiedzmy w kwietniu fakturę w pdf i wysyła ją do Państwa mailem. Odliczacie Państwo z niej podatek w kwietniu, oznaczacie BFK. Następnie sprzedawca np. 10 maja wysyła tę fakturę do KSeF (nie powinien, ale wysłał). Zgodnie z tabelą – przed złożeniem JPK za kwiecień faktura ma nadany nr KSeF – powinna być zatem oznaczona nr KSeF, a nie BFK.

Ale – jeżeli podacie Państwo w JPK nr KSeF tej faktury – to wg mnie powinniście odliczyć od niej podatek w maju (data otrzymania faktury ustrukturyzowanej = data nadania jej nr KSeF, a to miało miejsce w maju), a nie w kwietniu (wg otrzymania faktury w pdf).

Jeżeli macie Państwo w praktyce do czynienia z taką sytuacją, to sugeruję:

• oznaczyć fakturę otrzymaną w pdf – BFK i odliczyć z niej podatek w kwietniu,
• z fakturą otrzymaną w KSeF – nie robić nic (jest to faktura pusta),
• kluczowe w tej sytuacji jest to, aby przypadek ten „wyłapać” i nie zapłacić tej faktury drugi raz, ani drugi raz jej nie zaksięgować (zaliczyć do kosztów, odliczyć VAT).

W związku z tym, że – chociaż większość przedsiębiorców jest już objęta obligatoryjnym KSeF – to nadal funkcjonujemy w swoistym dualizmie, a nieprawidłowości w wystawianiu faktur namnażają się –  na pewno trzeba zachować czujność. Być może warto pokusić się o mini – audyt KSeF po pierwszych kilku miesiącach jego obowiązywania. Dzięki temu ew. błędy zostaną szybko wychwycone i nie przekształcą się w błąd systemowy.