KSeF 2026 – nowa schema FA(3) faktury ustrukturyzowanej oraz załączniki

W ostatnich dniach światło dzienne ujrzała nowa struktura logiczna FA(3) oraz koncepcja funkcjonowania załącznika do faktury ustrukturyzowanej. W przygotowanym artykule znajdziecie Państwo najważniejsze informacje na ten temat.

KSeF 2026 – nowa struktura logiczna FA(3)

Na stronie MF jest dostępna nowa struktura logiczna – FA(3)– link: https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-fa3-i-farr1-oraz-koncepcji-funkcjonowania-zalacznika-do-faktury-w-ksef.

Zmiany nie są duże – najważniejsze różnice w porównaniu z dotychczasową schemą FA(2) to:

• dodanie pracownika jako podmiotu trzeciego (po którym potencjalnie będzie można sprawdzać / sortować dane),
• ograniczenie liczby faktur korygowanych jedną fakturą korygującą zbiorczą do 10 tys. pozycji (wcześniej było bez ograniczeń),
• doprecyzowanie, że korektą nie można zmieniać numeru NIP (w przypadku błędnego NIP należy wystawić korektę do zera),
• wprowadzenie limitu znaków dla pola dotyczącego nazwy towarów do 512 znaków,
• ustalenie, że termin płatności nie musi być podawany w formie daty (może być w formie dni od zdarzenia początkowego – np. 30 dni od otrzymania; nowy węzeł TerminOpis),
• rozszerzenie słownika (m.in. numer rachunku bankowego będzie mieć do 34 znaków, wcześniej było do 32).

Poza tym jest decyzja w zakresie załączników – ostatecznie będzie można dodawać je do e-faktury. Główne założenia dotyczące załącznika w formie ustrukturyzowanej znajdziecie Państwo poniżej.

Załącznik do e-faktury

Główne założenia:

• załącznik będzie stanowić integralną część e-faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Zalacznik. Węzeł ten charakteryzuje się możliwością elastycznego wskazywania w nim złożonych danych, specyficznych dla różnych branż;
• dla jednej faktury ustrukturyzowanej będzie można dodać jeden załącznik. Oznacza to, że węzeł Zalacznik posiada maks. jedno wystąpienie w strukturze FA(3). W ramach węzła Zalacznik może pojawić się wiele bloków danych;
• załączniki służą prezentowaniu w nich rozbudowanych danych podatkowych w zakresie ceny, miary i ilości. Załączniki nie służąnatomiastdo przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym (tj. np.: cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru, informacje o promocjach i wyprzedażach, oferty indywidualne, newslettery);
• maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikiem przesyłanego w ramach pojedynczej wysyłki wyniesie 3 MB. Jednocześnie nie ulegnie zmianie maksymalny rozmiar faktury nieposiadającej załącznika (1MB);
• faktura z załącznikiem będzie przesyłana do KSeF na podobnych zasadach jak faktura bez załącznika tzn. możliwa będzie wysyłka pojedynczej faktury jak i wysyłka zbiorcza (wsadowa);
• załącznik stanowi integralną część pliku faktury (faktura i załącznik to jeden plik xml) w przypadku zatem wystąpienia błędu w części załącznikowej konieczne będzie wystawienie faktury korygującej;

Korzystanie z tej funkcjonalności KSeF wymaga przesłania do KSeF zgłoszenia w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF (i jego zaakceptowania).

Najważniejsze informacje dotyczące zgłoszenia

• zgłoszenie będzie przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną, za pomocą API KSeF (za pośrednictwem komercyjnych programów zintegrowanych z API); możliwość przesyłania załącznika do faktury będzie przypisana do konkretnego podatnika tzn. do danego NIP – np. jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki;
• zgłoszenie będzie mógł przesłać samodzielnie podatnik lub osoba posiadająca uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w jego imieniu, po uprzednim uwierzytelnieniu w systemie;
• zgłoszenie będzie składało się m.in.:
  • z danych identyfikacyjnych podatnika, który wystawia faktury o złożonych danych w zakresie jednostki miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, ceny jednostkowej towarów lub usług (czyli uzasadnienie potrzeby przesyłania faktur z załącznikiem),
  • wskazania przez podatnika jakiego rodzaju czynności będą dokumentowane fakturą z załącznikiem (zakres czynności nie zostanie jednak ograniczony do konkretnych branż),
  • przewidywanego terminu rozpoczęcia przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF,
  • szacowanego średniego rozmiaru faktury z załącznikiem,
  • szacowanej średniej ilości przesyłanych faktur z załącznikiem w ciągu 1 miesiąca.

Po przesłaniu zgłoszenia do KSeF, maks. w ciągu 30 dni od dnia przesłania zgłoszenia, podatnik otrzyma poprzez API komunikat dot. możliwości przesyłania struktury z uzupełnionym węzłem Zalacznik. Okres ten może się wydłużyć w sytuacjach szczególnych (np. przypadek wskazania przez podatnika w zgłoszeniu, wyjątkowo dużej planowanej liczby przesyłanych do KSeF faktur z załącznikiem (co może także wymagać indywidualnego wyjaśnienia z danym podatnikiem).

UWAGA !!! – zgłoszenie do KSeF trzeba więc wysłać z odpowiednim wyprzedzeniem, chcąc przesyłać faktury do KSeF z załącznikami  od 1 lutego 2026 r. Przesyłanie zgłoszenia w sprawie załącznika zostanie zapewnione w API KSeF wcześniej niż 1 lutego 2026 r.

Udostępnienie funkcjonalności przesyłania załączników do faktur w API KSeF nastąpi na okres 2 lat. Przed upływem tego okresu konieczne będzie złożenie przez podatnika kolejnego zgłoszenia.

W przypadku zmiany danych wskazanych w zgłoszeniu zalecana będzie jego aktualizacja przez podatnika.

Podatnik będzie miał także możliwość anulowania zgłoszenia w sytuacji np. złożył zgłoszenie niezasadnie lub zidentyfikował błąd w jego treści i chciałby go wycofać, a następnie przesłać nowe, poprawne zgłoszenie.

Skutkiem przesyłania załączników do KSeF niezgodnie z przeznaczeniem (przesyłanie załączników, które nie będą obejmować zadeklarowanych w zgłoszeniu złożonych danych w zakresie ceny jednostkowej, jednostki miary, ilości itp.) będzie odebranie podatnikowi możliwości korzystania z tej funkcjonalności.

Wysyłka faktur z załącznikiem

Wysyłki faktury z załącznikiem (tj. z wypełnionym węzłem Zalacznik) będzie mógł dokonać podmiot/osoba posiadająca uprawnienie do wystawiania faktur – pod warunkiem, że podatnik złożył wcześniej zgłoszenie w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF i zgłoszenie zostało zaakceptowane. Dostęp do załącznika będzie możliwy dla podmiotu/osoby posiadającej uprawnienie do dostępu do faktur.

Faktura zawierająca załącznik, po przesłaniu jej do KSeF, zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy, którego identyfikator podatkowy NIP wskazano w treści faktury (analogicznie jak działa to obecnie, w przypadku faktur bez załączników).

W przypadku gdy w fakturze zostaną wskazane dane Podmiot3 lub PodmiotUpowazniony i faktura będzie posiadała wypełniony węzeł Zalacznik, wówczas dostęp do faktury z załącznikiem, po uwierzytelnieniu w systemie powinien posiadać także ten Podmiot3 (o ile w fakturze został wskazany NIP lub IDWew tego podmiotu) lub PodmiotUpowazniony (o ile w fakturze został wskazany NIP tego podmiotu).

Bezpłatne narzędzia MF (Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) umożliwią odczyt otrzymanej faktury z załącznikiem oraz jej pobranie.

Nie jest zakładane natomiast udostępnienie w ww. narzędziach funkcjonalności tworzenia załącznika do faktury oraz przesłania faktury z załącznikiem do KSeF (to wymaga wykorzystania narzędzi komercyjnych).

Jeśli zamierzacie Państwo rozpocząć przygotowania do stosowania obligatoryjnego KSeF i potrzebujecie merytorycznego wsparcia w tym zakresie – zapraszam do kontaktu.

Informacje nt aktualnego stanu prawnego w zakresie KSeF znajdziecie Państwo w artykule – KSeF 2026 – aktualny stan prawny.

Z kolei zestawienie najważniejszych zmian zaproponowanych w projekcie dużej nowelizacji KSeF – znajdziecie Państwo tutaj – KSeF 2026 – najważniejsze zmiany.