KSeF – dla kogo i od kiedy obowiązkowy

Obowiązek fakturowanie w KSeF będzie powszechny. Jednocześnie jednak przepisy przewidują pewne wyjątki od tej zasady. Kto i od kiedy musi fakturować w KSeF oraz dla kogo KSeF nie będzie obowiązkowy – o tym piszę w przygotowanym artykule.

Przepisy przewidują, co do zasady, dwie daty wejścia w życie obligatoryjnego KSeF i tak:

• 1 lutego 2026 r. – fakturowanie w KSeF będzie obowiązkowe dla tych podatników (zarówno czynnych jak i zwolnionych z VAT), u których łączna wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 000 000 zł.;
• 1 kwietnia 2026 r. – KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla pozostałych podatników.

Na co zwrócić uwagę?

Podatnicy, których obrót brutto za 2024 r. nie przekroczył 200 000 000 zł. mogą stosować obligatoryjny KSeF dopiero od kwietnia 2026 r., ale wskazane odroczenie dotyczy tylko obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Jeżeli natomiast chodzi o otrzymywanie faktur, to obie wskazane wyżej grupy przedsiębiorców będą otrzymywać je w KSeF począwszy od lutego 2026 r.

Powszechny obowiązek fakturowania w KSeF

Obowiązek fakturowania w KSeF będzie w konsekwencji powszechny i dotyczyć będzie:

• czynnych podatników podatku VAT (posiadających siedzibę w Polsce),
• przedsiębiorców krajowych korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT z uwagi na realizowany limit obrotów (obecnie limit ten wynosi 200 tyś. zł. rocznie, w 2026 r. wzrośnie do 240 tyś. zł.),
• podmiotów krajowych, które co prawda nie mają zarejestrowanej działalności – firmy, ale jednocześnie np. wynajmują kilkanaście prywatnych nieruchomości,
• podmiotów zagranicznych, które posiadają w Polsce SMPD (stałe miejsce prowadzenia działalności), które bierze udział w fakturowanej transakcji.

Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF nie jest uzależniony od formy prowadzonej działalności – faktury będą musiały być wystawiane w KSeF zarówno przez spółki prawa handlowego, spółki cywilne, JDG, gminy, przychodnie, fundacje wykonujące działalność gospodarczą, wspólnoty itd.).

Jedna uwaga – obowiązek fakturowania w KSeF dotyczy transakcji B2B. W przypadku faktur wystawianych dla konsumentów (B2C) fakturowanie w KSeF będzie fakultatywne i uzależnione od decyzji sprzedawcy.

Obowiązek fakturowania w KSeF – wyłączenia

Przepisy uchwalonej ustawy (ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw – Dz. U. 2025 poz.1203) oraz projekt z dnia 20 maja 2025 r. – rozporządzenie w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przypadków, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane wprowadzają pewne odstępstwa od powszechności KSeF.

Wyłączenia przewidziane w ustawie:

• podmioty zagraniczne, które są zarejestrowane do VAT w Polsce, ale nie mają w Polsce SMPD, ew. mają, ale nie uczestniczy ono w fakturowanej transakcji – mają wybór – mogą fakturować w KSeF lub wystawiać faktury poza KSeF – szczegółowo pisałam na ten temat w artykule: Podmiot zagraniczny w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), procedura nieunijna w tzw. One Stop Shop,
• okazjonalny przewóz drogowy osób, a także procedura importu dla tzw. SOTI, czyli sprzedaży na odległość towarów importowanych,
• podatnicy unijni korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT – art. 113 a ustawy o VAT.

Wyłączenia przewidziane w rozporządzeniu:

zgodnie z projektem rozporządzenia nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku:

• świadczenia usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie,
• świadczenia usług przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie,
• świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej,
• świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (usługi finansowe) udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami, wystawianymi przez podatników podatku od towarów i usług uprawnionych do świadczenia tych usług, podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie,
• samofakturowania przez zagranicznego nabywcę, który nie ma polskiego NIP dostaw i usług zrealizowanych na jego rzecz przez krajowego podatnika;
• samofakturowania przez polskiego podatnika (nabywcę) dostaw lub usług realizowanych przez podmiot zagraniczny, który nie ma polskiego NIP.

Oprócz wyłączeń ustawodawca przewidział również odroczenia obowiązku fakturowania w KSeF, ale o tym napiszę w kolejnym artykule.