Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej

KSeF działa – powiedzmy. I namnażają się sytuacje, w których sprzedawcy dostarczają nabywcom wizualizacje faktur ustrukturyzowanych poza KSeF. Na co zwrócić uwagę dostarczając nabywcy wizualizację faktury ustrukturyzowanej poza KSeF? Odpowiedź znajdziecie Państwo w przygotowanym artykule.

Kiedy należy dostarczyć nabywcy wizualizację faktury ustrukturyzowanej ?

Obowiązek dostarczenia nabywcy faktury ustrukturyzowanej poza KSeF dotyczy – co do zasady – sytuacji, w której faktura taka jest wystawiona na podmiot, który nie jest uczestnikiem KSeF (np. osoba fizyczna – konsument, podatnik zagraniczny) i uzgodniliśmy z nabywcą, że dostarczymy mu fakturę poza KSeF.

Poza tym – również w przypadku awarii KSeF fakturę wystawioną poza KSeF możemy dostarczyć nabywcy poza KSeF (ale to trochę inna historia). 

Jeżeli KSeF działa i podatnik wystawił za jego pośrednictwem fakturę na podatnika krajowego – uczestnika KSeF (wysłał ją skutecznie do KSeF, otrzymał UPO, KSeF nadał fakturze numer KSeF) to nie ma obowiązku dostarczania nabywcy obrazu tej faktury – równolegle poza KSeF.

Nie ma obowiązku, ale najwyraźniej – jest dojmująca potrzeba.

Dla pewności; żeby nie mówił, że nie dostał; żeby zapłacił – takie odpowiedzi podają podatnicy na pytanie dlaczego oprócz dostarczenia faktury za pośrednictwem KSeF wysyłają ją do nabywcy również poza KSeF. Podatnicy „kupują” sobie dzięki temu spokój. Spokój pozorny – bo dostarczenie faktury poza KSeF w praktyce niewiele zmienia i nie stwarza dodatkowych gwarancji.

Gdybym miała Państwu doradzać – to poza sytuacjami, kiedy ew. obowiązek dostarczenia faktury poza KSeF wynika z przepisów – odradzałabym dostarczanie wizualizacji tych faktur nabywcom poza KSeF.

Zdaję sobie jednak sprawę, że mam ograniczony wpływ na Państwa decyzje. Więc jeżeli stosujecie Państwo, bądź zamierzacie stosować takie rozwiązanie – zwróćcie proszę uwagę na kilka kwestii.

Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej – na co zwrócić uwagę

Dostarczając nabywcy wizualizację faktury ustrukturyzowanej poza KSeF możecie Państwo skorzystać z opcji pobrania tej faktury bezpośrednio z KSeF – i takie rozwiązanie zdecydowanie polecam. KSeF umieszcza na tej fakturze kod QR z numerem KSeF faktury umieszczonym pod tym kodem. Poza tym – co oczywiste – wizualizacja jest w 100 % zgodna z fakturą ustrukturyzowaną.

Czy można pobrać wizualizację z wewnętrznego programu do fakturowania ? Teoretycznie – tak. Czy dopuszczalne jest, żeby – co do treści – różniła się ona od faktury ustrukturyzowanej wystawionej za pośrednictwem KSeF – teoretycznie tak. 

Na co uważać ?

W jednej z interpretacji, która za przedmiot miała ten właśnie temat Dyrektor KIS stwierdził, iż jeżeli jakaś informacja jest na fakturze ustrukturyzowanej, to na wizualizacji musi być taka sama. Jeżeli natomiast na fakturze ustrukturyzowanej jakiejś informacji nie ma, to podatnik może umieścić ją na wizualizacji – z jednym zastrzeżeniem – te dodatkowe informacje nie mogą dotyczyć przedmiotu transakcji.

I tu zaczynają się pytania – czy np. warunki na jakich realizowana jest dostawa towaru dotyczą przedmiotu transakcji ? Według mnie tak. Zatem jeżeli na fakturze ustrukturyzowanej nie podaliście Państwo kodów Incoterms (bo nie macie takiego obowiązku) to na wizualizacji również być ich nie powinno.

Czy informacje dotyczące transportu sprzedawanego towaru, dotyczą przedmiotu transakcji ? Według mnie – tak. Zatem skoro nie ma ich na fakturze ustrukturyzowanej to na wizualizacji również być ich nie powinno. 

Przykłady można by mnożyć.

Poza tym zawsze jest ryzyko, że pobierając wizualizację z własnego wewnętrznego systemu do fakturowania i dostarczając ją nabywcy zapomnicie nanieść na nią kod QR z numerem KSeF faktury. 

Taka sytuacja generuje ryzyko postawienia przez organ podatkowy zarzutu pustej faktury. I tu przypominam o art. 108 ustawy o VAT, zgodnie z którym jeżeli wystawiono fakturę, w której wykazano kwotę podatku, podmiot, który ją wystawił jest zobowiązany podatek ten zapłacić (dwa razy wystawiona faktura na tę samą sprzedaż – dwa razy należy zapłacić z niej podatek).

Mając na uwadze powyższe – nie szastałabym wizualizacjami.