Kara umowna może być kosztem uzyskania przychodów

Przepisy nie zmieniły się, ale Szef KAS postanowił zmienić niekorzystną dla podatników interpretację przepisów prawa podatkowego. W efekcie – kara umowna może być kosztem. Ale nie każda i nie zawsze. O tym na jakich warunkach kary umowne można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dowiecie się Państwo z przygotowanego artykułu.

Kary umowne – kwalifikacja

Właściwa kwalifikacja i ew. rozliczenie kar umownych okazuje się być problematyczne nie tylko na gruncie przepisów ustawy o podatku o towarów i usług o czym pisałam w artykule – Kary za parkowanie z VAT, ale również na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z przepisem art. 16 ust. 1 pkt 22 tej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Dyrektor KIS w jednej z wydanych interpretacji przyjął bardzo szerokie rozumienie pojęcia: „wadliwości wykonanych robót i usług” zajmując stanowisko, zgodnie z którym obejmuje ono każde nienależyte wykonanie świadczenia, także opóźnienie w wykonaniu przeglądów gwarancyjnych. Przy takiej wykładni kara za nieterminowe przeglądy mieściłaby się w dyspozycji przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22  i byłaby wyłączona z kosztów, podobnie jak odsetki oraz koszty procesu. 

Kary umowne – kiedy będą kosztem

Spółka, która zwróciła się z wnioskiem o interpretację nie chciała zgodzić z argumentacją organu podatkowego. Zgodnie z opisanym we wniosku stanem faktycznym – spółka prawidłowo wykonała świadczenie główne. Spór z zamawiającym dotyczył przeglądów okresowych – czy miały być wykonywane jako usługi nieodpłatne w ramach wynagrodzenia ryczałtowego, czy jako odpłatne usługi serwisowe. Zamawiający naliczył kary umowne za opóźnienie w wykonaniu przeglądów gwarancyjnych, a sąd okręgowy potwierdził zasadność roszczeń. Spółka zapłaciła karę umowną, ustawowe odsetki i koszty procesu wraz z odsetkami. Zwróciła się więc o interpretację podatkową dotyczącą kwalifikacji tych wydatków. Następnie nie godząc się z otrzymaną interpretacją zaskarżyła ją. W przekonaniu spółki kara nie dotyczy wadliwości robót ani towarów, lecz opóźnienia w wykonaniu obowiązków serwisowo-gwarancyjnych i nie mieści się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy. Ryzyko naliczenia kar jest naturalnym elementem realizacji dużych kontraktów infrastrukturalnych, a wydatki związane ze sporem i jego rozstrzygnięciem pozostają w normalnym związku z działalnością gospodarczą. Ponieważ kary, odsetki i koszty procesu zostały definitywnie poniesione i nie są wymienione w katalogu wyłączeń spełniają ogólne przesłanki uznania ich za koszty podatkowe. Zaskarżając interpretację spółka powołała się na ugruntowane orzecznictwo NSA, zgodnie z którym art. 16 ust. 1 pkt 22 jako wyjątek powinien być interpretowany ściśle, ma charakter zamknięty i nie może być rozszerzany na inne zdarzenia – w szczególności na kary za opóźnienie, które nie dotyczą wadliwości świadczenia. Kary za opóźnienie, które nie dotyczą wadliwości świadczenia, nie podlegają automatycznemu wyłączeniu. Powinny być oceniane na gruncie art. 15 ust. 1 CIT, z uwzględnieniem ich związku z działalnością gospodarczą i ryzyka kontraktowego¹.

Szef KAS zmienił interpretację Dyrektora KIS. W piśmie z dnia 13 marca 2026 r. uznał stanowisko spółki za prawidłowe i potwierdził możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów: kary umownej za opóźnienie w wykonaniu obowiązków gwarancyjnych, ustawowych odsetek za opóźnienie od tej kary (potrącalność w momencie zapłaty) oraz kosztów procesu sądowego wraz z odsetkami². 

Stanowisko Szefa KAS, w którym organ potwierdza, iż nie każda kara za opóźnienie jest karą za wadliwość usługi w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 22 może mieć istotne znaczenie praktyczne dla podmiotów realizujących duże kontrakty z rozbudowanymi klauzulami dotyczącymi kar umownych.

1. Stanowisko prezentowane przez NSA m.in. w orzeczeniach o następujących sygnaturach: II FSK 700/20, II FSK 2961/20, II FSK 2277/20 i II FSK 409/22. ↩︎
2. Pismo Szefa KAS z dnia 13 marca 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.3.RK. ↩︎