Dyrektor KIS zmienia stanowisko w sprawie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych

Wiele wskazuje na to, że dotychczasowe – restrykcyjne – podejście organów podatkowych do wizualizacji faktur ustrukturyzowanych ewoluuje w kierunku bardziej liberalnego. Dla podatników jest to dobra informacja, która zmniejsza ryzyko zastosowania art. 108 ustawy o VAT.

Podatnicy czasami muszą, częściej jednak chcą – dostarczać kontrahentom wizualizacje faktur ustrukturyzowanych. Zwykle odbywa się to poprzez wysłanie pdf takiej faktury mailem do klienta. 

Pierwotnie, a w szczególności od kwietnia tego roku, Dyrektor KIS prezentowała bardzo restrykcyjne stanowisko w tym zakresie, które w zasadzie nie dopuszczało żadnych różnic pomiędzy 

fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją. Jeżeli wizualizacja miała wszystkie elementy, które powinna zawierać faktura (a tak zwykle jest), pod względem meritum była zgodna z fakturą ustrukturyzowaną, jednocześnie jednak istniały różnice pomiędzy tymi dokumentami (nawet jeżeli sprowadzały się do małoistotnych detali) organy podatkowe mogły uznać, że nie jest to „obraz” faktury ustrukturyzowanej, ale kolejna faktura dokumentująca tę samą transakcję. W konsekwencji podatnik był zobowiązany do zapłaty podwójnego VAT (art. 108 ustawy o VAT).

W lipcu to restrykcyjne stanowisko uległo zmianie. W stanie faktycznym, na gruncie którego wydana została interpretacja podatnik umieszczał na wizualizacji dodatkowo:

• udzielony rabat handlowy,
• logotyp Wnioskodawcy,
• kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany kontrahentowi w systemie ERP Wnioskodawcy),
• kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,
• wewnętrzny numer zamówienia nadany w systemie Wnioskodawcy wraz z datą wpływu zamówienia,
• warunki dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA),
• informację o liczbie palet lub colis, na których zapakowany jest zafakturowany towar,
• wagę brutto zafakturowanego towaru,
• dane dotyczące wysyłki towaru, w zależności od rodzaju transportu, w szczególności:
• nazwa firmy spedycyjnej oraz numer listu przewozowego, albo
• numery rejestracyjne pojazdu, na który towar został załadowany – w przypadku transportu dedykowanego,
• zapisek umieszczony w dolnej części wizualizacji faktury o treści: „Ogólne warunki sprzedaży oraz szczegółowe informacje o produktach, ryzyku oraz producencie są dostępne na stronie naszego sklepu internetowego (…)”.

Dyrektor KIS analizując poprawność takiej wizualizacji wskazał, iż:

„W analizowanej sprawie, skoro wizualizacja faktury w pełni odzwierciedla treść faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT dla faktury, a jednocześnie dodatkowe informacje umieszczane na fakturze nie wpływają na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji, to udostępniane kontrahentom wydruki generowane z systemu (…) będą stanowić wizualizację faktur przesyłanych do KSeF” .¹

W praktyce oznacza to, że przesyłanie kontrahentom, obok faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF, wizualizacji takiej faktury wygenerowanej w wewnętrznym  systemie do fakturowania podatnika, która to wizualizacja zawiera dodatkowe informacje, niemające jednak wpływu na treść transakcji, nie będzie powodowało obowiązku zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Aktualnie prezentowane stanowisko jest zdecydowanie bardziej racjonalne od poprzedniego. Miejmy w związku z tym nadzieję, że pozostanie z nami na dłużej.

1. Pismo Dyrektor KIS z dnia 15 lipca 2026 r., nr: 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW. ↩︎