Korekta na minus oraz korekta do zera w KSeF– kiedy rozliczyć ?

Przy okazji zmian związanych z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF zmieniły się również przepisy dotyczące zasad rozliczania korekt na minus. W przygotowanym artykule przedstawię nowe zasady, które powinny być stosowane przy ujmowaniu faktur korygujących na minus.

O ile w fakturach korygujących na plus zmian brak – nadal należy je ujmować w JPK_VAT w okresie rozliczeniowym, w którym zaistniała przyczyna korekty, o tyle od momentu wejścia w życie obligatoryjnego KSeF zmieniły się zasady rozliczania korekt na minus w tym korekt do zera.

Rozliczenie korekt na minus – sprzedawca

Przepisy ustawy o VAT przewidują 3 sposoby rozliczenia korekt na minus:

1. Moment wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej

Jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą ustrukturyzowaną (czyli skutecznie wyśle ją do KSeF) to powinien skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny w dacie wystawienia faktury. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że sposób definiowania pojęcia: wystawienie faktury ustrukturyzowanej, będzie miał znaczenie również dla prawidłowego rozliczenia korekt na minus – na temat sposobu definiowania pojęcia: data wystawienia faktury i problemów z tym związanych pisałam szczegółowo w artykule: Data wystawienia faktury w KSeF.

Abstrahując jednak od powyższego należy podkreślić, iż przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych dodatkowych warunków. Podatnik nie musi zatem gromadzić żadnej dokumentacji, z której wynika, iż warunki korekty zostały uzgodnione z nabywcą. Potwierdzenie właściwego dostarczenia korekty do nabywcy będzie zapewniał system KSeF. Zasada ta będzie stosowana dla wszystkich faktur wystawionych za pośrednictwem KSeF, bez względu na status odbiorcy faktury korygującej.

2. Moment otrzymania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę

Jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą na minus inną niż ustrukturyzowana (np. faktura wystawiona podczas awarii – a zatem wystawiona poza KSeF) dokonuje obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

Warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę nie stosuje się w przypadku:

• eksportu towarów  i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy,
• gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej. W takiej sytuacji obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się nie wcześniej niż za okres rozliczeniowy, w którym przesłanki te zostały łącznie spełnione.

Ponadto, jeżeli podatnik:

• wystawił fakturę korygującą w ramach trybu offline-24 lub podczas niedostępności KSeF na nabywcę, który nie jest uczestnikiem systemu KSeF i dostarczył ją temu nabywcy poza KSeF,
• wystawił fakturę korygującą podczas awarii i dostarczył ją nabywcy poza systemem KSeF

podatnik może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym przesłał tę fakturę do KSeF.

3. Moment przesłania faktury do KSeF

Jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą w ramach tryby offline-24 lub podczas awarii czy też niedostępności KSeF i udostępnił ją nabywcy przy użyciu KSeF wówczas obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF.

W sytuacji więc, w której faktura korygującą została wystawiona i dostarczona nabywcy poza KSeF i zanim kontrahent przesłał sprzedawcy potwierdzenie otrzymania, sprzedawca zdążył już dosłać tę fakturę do KSeF – wówczas taka korekta powinna zostać rozliczona w dacie przesłania faktury do KSeF.

Korekta do zera

Korekta do zera, mimo iż w istocie również jest korektą na minus, rządzi się jednak swoimi prawami.

Po pierwsze jest to rozwiązanie szczególne i powinno być stosowane wyłącznie wtedy, gdy faktura pierwotna nie powinna była zostać w ogóle wystawiona, czyli gdy nie doszło do transakcji.

I tak na przykład – w sytuacji, gdy na fakturze sprzedaży podany został błędny NIP nabywcy –

sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą do zera i rozliczyć ją – i tu UWAGA – w miesiącu, w który powstał obowiązek podatkowy dla faktury pierwotnej. Powyższe nie wynika wprost z przepisów ustawy o VAT (zgodnie z którymi korekty in minus są rozliczane, co do zasady, w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca) jest jednak zgodne ze stanowiskiem prezentowanym w tym zakresie przez ministerstwo finansów. Zgodnie z tym stanowiskiem wskazanie na fakturze błędnego nr NIP nabywcy oznacza, że faktura nie dokumentowała rzeczywistej sprzedaży na rzecz wskazanego na niej podmiotu. W konsekwencji, jeżeli taka faktura sprzedaży została wykazana w pliku JPK_VAT konieczne jest jej wyeliminowanie z rozliczenia za okres, w którym została rozliczona – tj. za okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu sprzedaży. Warto dodać, iż faktura sprzedaży wystawiona na prawidłowego nabywcę powinna być również ujęta w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla tego rodzaju czynności, ze wskazaniem bieżącej daty wystawienia.

W sytuacji natomiast, w której na fakturze pierwotnej jest wskazany prawidłowy NIP nabywcy, ale jednocześnie np. błędny adres, nazwa – wówczas nie należy wystawiać korekty do zera, tylko fakturę korygującą poszczególne, błędnie podane pozycje.

Nadużywanie rozwiązania, w ramach którego faktura korygująca do zera jest używana do „naprawiania” jakichkolwiek błędów na fakturze pierwotnej (np. błędna stawka podatku, kurs, nazwa nabywcy itd.) generuje po stronie sprzedawcy ryzyko uznania korekty do zera za bezzasadną, a co za tym idzie – bezskuteczną i w konsekwencji potraktowanie kolejnej faktury wystawionej z tytułu tej samej sprzedaży jako faktury pustej, wystawionej w trybie art. 108 ustawy o VAT, co skutkuje koniecznością odprowadzenia podatku należnego zarówno z faktury pierwotnej jak i z kolejnej faktury wystawionej z tytułu tej samej sprzedaży.

Przed czym szczerze Państwa przestrzegam, gdyż organy podatkowe prezentują w tym zakresie bardzo restrykcyjne stanowisko.

Swoją drogą, po ponad pół roku obowiązywania obligatoryjnego KSeF, warto pokusić się o mini audyt, który pozwoli wyłapać oraz wyeliminować ewentualne błędy, zanim staną się one błędem systemowym. Zapraszam do kontaktu, jeżeli chcieliby Państwo skorzystać z takiej usługi zapraszam do kontaktu.