Biura rachunkowe po wejściu w życie obligatoryjnego fakturowania w KSeF będą w sytuacji szczególnej. Po pierwsze ich klienci będą oczekiwać wsparcia we wdrożeniu w system KSeF. Po drugie biuro powinno zabezpieczyć swoje interesy w relacji z klientem. Po trzecie wreszcie – biura rachunkowe to przedsiębiorcy, zatem KSeF dotyczyć ich będzie tak samo, jak wszystkich innych podatników.
W przygotowanym artykule skupię się na tym, jak biuro rachunkowe powinno zabezpieczyć swoje interesy w relacji z klientem w kontekście wejścia w życie obligatoryjnego systemu KSeF. Jeżeli zatem prowadzicie Państwo biuro rachunkowe – zapraszam do lektury.
Odpowiadając na pytanie jak biuro rachunkowe powinno zabezpieczyć swoje interesy w relacji z klientem w kontekście wejścia w życie obligatoryjnego systemu KSeF należy powiedzieć otwarcie, iż będzie to wymagać dogłębnej modyfikacji obowiązującej umowy, na podstawie której biuro rachunkowe świadczy swoje usługi.
Konkretne propozycje zależeć będą od modelu współpracy biur rachunkowych z klientami.
Modele współpracy i sposób na ich optymalizowanie
1. Biuro rachunkowe wystawia i wysyła faktury do KSeF
W tym modelu warto pamiętać, iż w KSeF za wysłanie danego dokumentu do systemu odpowiada konkretna osoba. Trudno będzie w tej sytuacji wyłączyć odpowiedzialność biura rachunkowego za ewentualne nieprawidłowości. W związku z tym celowe jest precyzyjne określenie obowiązków oraz zakresu odpowiedzialności biura (np. biuro nie weryfikuje, czy faktura dokumentuje rzeczywistą sprzedaż).
W tym modelu współpracy warto ograniczyć odpowiedzialność biura rachunkowego do formalnej poprawności wystawionych faktur.
2. Klient sporządza faktury, a biuro rachunkowe wysyła je do KSeF
W tym modelu współpracy celowe jest doprecyzowanie w umowie, że biuro rachunkowe wykonuje czynność techniczną wystawienia i wysyłki faktur do KSeF na wyraźne polecenie klienta (uwaga ta pozostaje aktualna również dla pierwszego z przedstawionych modeli współpracy).
Co jeszcze ? Warto uzupełnić umowę o zapis, zgodnie z którym biuro przyjmuje informacje będące podstawą wystawienia faktury za prawidłowe na podstawie oświadczenia klienta, a jego (biura) rola rola ogranicza się do technicznego wystawienia faktury. W szczególności: biuro rachunkowe nie weryfikuje przekazanych mu przez klienta informacji o przedmiocie świadczenia, klasyfikacji towaru lub usługi, warunkach dostawy, ubezpieczenia transportu, daty zdarzenia.
Istotne zawarcie klauzuli, zgodnie z którą biuro rachunkowe nie weryfikuje przekazanych mu przez klienta informacji o przedmiocie świadczenia, klasyfikacji towaru lub usługi, warunkach dostawy, ubezpieczenia transportu, daty zdarzenia itd.
3. Klient sporządza faktury i wysyła je do KSeF
Czy w sytuacji, w której klient sam sporządza faktury i wysyła je do KSeF postanowienia obowiązujących umów trzeba w ogóle modyfikować ? Zdecydowanie tak.
Kluczowe w tym wariancie będzie doprecyzowanie terminów wysyłania faktur do KSeF przez klienta, jak również jego obowiązków m.in. w zakresie akceptacji faktur zakupowych. Pamiętajmy, że w KSeF faktury trafiają do jednego zbioru bez załączników w postaci umów, protokołów itd. Biuro rachunkowe kwalifikuje takie faktury jako dające prawo do odliczenia podatku oraz zalicza je do kosztów uzyskania przychodów. Bez odpowiednich klauzul zabezpieczających, ryzyko związane z ewentualnymi nieprawidłowościami będzie zdecydowanie zbyt wysokie.
Kluczowe w tym wariancie – doprecyzowanie terminów wysyłania faktur do KSeF przez klienta, jak również jego obowiązków m.in. w zakresie akceptacji faktur zakupowych.
Czy to wszystko ?
Obawiam się, że to dopiero początek 😊.
W umowie o świadczenie usług księgowych warto zawrzeć również:
- informację, że biuro rachunkowe będzie pobierać faktury do wskazanego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni;
- klauzulę, w której przedsiębiorca oświadcza, że wszystkie faktury znajdujące się w KSeF dotyczą prowadzonej działalności (faktury wystawione w KSeF nie są weryfikowane przez nabywcę);
- biuro nie bierze odpowiedzialności za konsekwencje wynikające z ewentualnych awarii oraz opóźnień w działaniu systemu KSeF.
I na koniec – mój gorący apel – podnieście Państwo ceny za świadczone usługi !!! I nie dajcie sobie wmówić, że biuro rachunkowe jest „od wszystkiego”. Jeśli potrzebujecie motywacji do większej asertywności – proszę dzwonić lub pisać 😊
Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.
Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.
Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:
- wstępnie wybranego tematu szkolenia,
- ilości uczestników,
- oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).
Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.