Anulowanie faktury czy korekta do zera?

Błędy przy fakturowaniu są zjawiskiem normalnym.

Co jednak zrobić w sytuacji kiedy faktura jest – nie tyle dotknięta błędem – ile błędnie (niepotrzebnie) wystawiona ?

W przygotowanym artykule wskażemy sytuacje, w których dopuszczalne jest anulowanie faktury. Omówimy również przypadki, w których jedynym możliwym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej do zera (tzw. korekta do zera).

Co istotne – znajdziecie Państwo tutaj również odpowiedź na pytanie: kiedy stanowczo nie należy wystawiać faktury korygującej do zera oraz  jakie konsekwencje dla podatnika wywołuje jej bezpodstawne wystawienie.

Błędnie wystawiona faktura

Popełniliśmy błąd – błędnie wystawiliśmy fakturę w sytuacji, kiedy w ogóle nie powinna ona zostać wystawiona. Faktura nie dokumentuje rzeczywistej sprzedaży.

Czy możemy to naprawić? Oczywiście, że tak. W jaki sposób? Odpowiedź na to pytanie uzależniona jest od kilku czynników.

Anulowanie faktury

Anulowanie faktury nie doczekało się regulacji ustawowej. Jest natomiast rozwiązaniem akceptowanym i wynika z praktyki życia gospodarczego.

Anulować możemy fakturę, która:

• nie dokumentuje rzeczywistej sprzedaży (bo sprzedaż taka nie miała miejsca) oraz
• nie została wprowadzona do obrotu

Co istotne – obie wskazane wyżej przesłanki muszą być spełnione łącznie.

Świadomie unikając teoretycznego wywodu na temat sposobu w jaki rozumieć należy wymóg, zgodnie z którym faktura nie została wprowadzona do obrotu, powiem jedynie, że za zasadne uważam stanowisko, wedle którego faktura nie wprowadzona do obrotu, to faktura z której nabywca nie wywiódł konsekwencji (czyli nie odliczył podatku VAT).

Zatem – w kontekście anulowania faktury – za dopuszczalną uznaję sytuację, w której niepotrzebnie wystawiona faktura, co prawda została wysłana do nabywcy, ten jednak – spostrzegłszy się, że nie dokumentuje ona rzeczywiście zrealizowane dla niego sprzedaży – odesłał ją sprzedawcy, w konsekwencji czego w posiadaniu sprzedawcy są oba egzemplarze takiej faktury.

Anulowanie faktury zwykle odbywa się poprzez poczynienie na niej odpowiedniej adnotacji o anulowaniu (na obu egzemplarzach f-ry) z podaniem przyczyny anulowania.  Anulowane faktury powinny być  przechowywane wraz z dokumentacja księgową.

Jeżeli f-ra została ujęta w pliku JPK VAT, to powinna zostać z niego “wycofana” za okres, w którym została pierwotnie ujęta. Należy zatem sporządzić korektę pliku i wysłać ją do Ministerstwa Finansów.

Powyższe postępowanie potwierdziło Ministerstwo Finansów w jednej z opublikowanych odpowiedzi w tej sprawie:

”Jeżeli taka faktura została wykazana w już złożonym JPK VAT, to należy wysłać korektę tego pliku bez uwzględniania tej faktury. Jeżeli natomiast nie wysłano jeszcze JPK VAT, to w składanym pliku nie uwzględniamy takiej anulowanej faktury. Podobne działania należy poczynić w przypadku pliku JPK_FA zawierającym dane o wystawionych fakturach. Jeżeli sprzedawca zasadnie anuluje fakturę to nie powinien jej wykazywać w pliku JPK FA”.

Co istotne – kolejna faktura powinna mieć kolejny numer (czyli nie udajemy, że faktury anulowanej nie było).

Co jednak w sytuacji, gdy wystawiliśmy niepotrzebnie fakturę, nabywca ją przyjął (nie zorientował się, że faktura nie dokumentuje rzeczywistej sprzedaży), odliczył podatek VAT i po jakimś czasie orientujemy się, że miał miejsce błąd i faktura nie powinna być w ogóle wystawiona ?

W takim przypadku możemy wystawić fakturę korygująca do zera – tzw. korektę do zera.

Faktura korygująca do zera (korekta do zera)

Wystawienie tzw. „korekty do zera” dopuszczalne jest tylko wówczas, gdy faktura pierwotna nie powinna była zostać w ogóle wystawiona, czyli gdy nie doszło do transakcji, z uwagi jednak na fakt wprowadzenia takiej błędnej faktury do obrotu nie może być ona już anulowana.

Faktura korygująca do zera powinna zostać ujęta w okresie rozliczeniowym, w którym wykazano błędnie wystawioną fakturę pierwotną. Powyższe wymaga korekty pliku JPK VAT.

Z całą pewnością okolicznością uzasadniającą wystawienie tzw. korekty do zera nie jest błąd w treści faktury pierwotnej, która została zasadnie wystawiona. Wystawienia faktury korygującej do zera nie uzasadniają również okoliczności, które wystąpiły po wystawieniu faktury pierwotnej  i które co prawda wpłyną na rozliczenie transakcji, nie stanowią jednak przesłanek do tego, żeby się z niej wycofać.

Jeżeli czynność objęta fakturą miała miejsce, to okoliczność, że wystawiona faktura zawiera błędy, przez co nie odzwierciedla jej rzeczywistego przebiegu, stanowi jedynie podstawę do wystawienia korekty w zakresie błędnych danych, a nie wystawienia tzw. „korekty do zera”.

Dlaczego o tym mówię?

Bo wskazana powyżej praktyka jest wcale nie rzadka. Zamiast wystawić zwykłą fakturę korygującą nieprawidłowości, podatnicy wystawiają fakturę korygującą do zera, a następnie nową fakturę dokumentującą tą samą sprzedaż – już bez błędów, lub z uwzględnieniem zmienionych okoliczności.

Przykład

Podatnik w grudniu 2021 r.  wystawił fakturę sprzedaży, w której zastosował błędny kurs. Kiedy obie strony zorientowały się, że kurs był nieprawidłowy podatnik wystawił fakturę korygującą do zera (luty 2022 r.) , a następnie nową fakturę (marzec 2022 r.)

Konsekwencje

Wystawianie korekt „zerujących” i ponownych faktur w miejsce korekty w zakresie nieprawidłowych danych jest ryzykowną praktyką, narażającą podatnika na konieczność „podwójnej” zapłaty VAT, której szczerze nie polecam.

W sytuacji, gdy „korekta do zera” zostanie uznana za bezpodstawną, a co za tym idzie  nieskuteczną, podatnik może zostać postawiony przed koniecznością zapłaty należnego podatku VAT dwukrotnie tj. od transakcji udokumentowanej fakturą pierwotną oraz z tytułu wystawienia „nowej” faktury, która może zostać uznana za pustą (art. 108 ustawy o VAT).

Art. 108 ustawy o VAT:
W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Tak, tak, co byśmy o nim nie myśleli – przepis jest, funkcjonuje, ba ma się całkiem nieźle i może być dla nas dotkliwy.

Jak wyjść z podatkowej opresji, w którą nieopatrznie zapędziliśmy się?

Rozwiązanie

Z bezpodstawnie wystawionej faktury korygującej de zera trzeba (i można) wycofać się, a następnie raz jeszcze skorygować wystawione faktury – już w prawidłowy sposób.

Poniżej przedstawiam sugerowane rozwiązanie tej delikatnie zapętlonej sytuacji, krok po kroku:

1. Wystawienie faktury korygującej do pierwotnej f-ry z grudnia 2021 r. (z powołaniem na treść faktury korygującej „do zera” z lutego 2022 r.) – tak aby zniwelować skutki tej korekty; korekta powinna być ujęta w rozliczeniu za grudzień 2022 r. (efektem korekty będzie wykazanie sprzedaży za grudzień 2022 r.).
2. Wystawienie faktury korygującej do zera fakturę sprzedaży z marca 2022 r. (faktura ta  w ogóle nie powinna być wystawiona); korekta powinna zostać ujęta w rozliczeniu za marzec 2022 r.
3. Wystawienie faktury korygującej do faktury sprzedaży z grudnia 2021 r. – tylko w zakresie błędnie przyjętego kursu – moment jej ujęcia będzie uzależniony od tego, czy będzie to f-ra na plus, czy na minus:
   • jeżeli błędny kurs doprowadził do zawyżenia podstawy opodatkowania i w konsekwencji na fakturze pierwotnej wykazano kwotę podatku wyższą niż należna – wystawienie f-ry korygującej i obniżenie podstawy opodatkowania za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem jednak, że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał (art. 29 a ust. 13);
   • jeżeli błędny kurs doprowadził do zaniżenia podstawy opodatkowania i w konsekwencji na fakturze pierwotnej wykazano kwotę podatku należnego niższą niż należna zastosowanie znajdzie przepis art. 29 a ust. 17 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. W analizowanym stanie faktycznym korekta spowodowana jest przyczynami powstałymi już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, w związku z czym powinna ona zostać rozliczona w deklaracji podatkowej za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna.

Uffff, sporo tego. Najważniejsze jednak, że udało się wyjść cało z opresji.