Kiedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury ? Czy żądanie nabywcy coś zmienia w tym zakresie ? Czyli krótka historia reguł i wyjątków, oraz wyjątków od wyjątków oraz reguł w obszarze wyjątków.
Podejmując natomiast próbę zdefiniowania faktury w najprostszy możliwy sposób stwierdzić należy, iż faktura to – co do zasady – dokument wystawiany przez podatnika podatku od towarów i usług (dalej: podatek VAT) i stwierdzający sprzedaż (towarów bądź usług) opodatkowaną podatkiem VAT.
Z tego zdania wynika jedno tyleż ogólne, co istotne spostrzeżenie – otóż faktura jest dokumentem stwierdzającym fakt zaistnienia zdarzenia opodatkowanego podatkiem VAT. Żeby natomiast konkretne zdarzenie było opodatkowane podatkiem VAT spełnione muszą zostać dwie przesłanki:
- przesłanka przedmiotowa – wykonana czynność musi mieścić się w katalogu czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz
- przesłanka podmiotowa – koniecznym jest, aby dana czynność wykonana była przez podatnika VAT działającego w odniesieniu do tej czynności w takim właśnie charakterze.
Kiedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury?
Mimo spełnienia przesłanki podmiotowej oraz przedmiotowej podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury:
- w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT
- oraz realizując sprzedaż krajową dla osoby fizycznej – powyższe nie zostało wyrażone wprost w ustawie; do takiej konkluzji prowadzi jednak wnioskowanie a contrario na podstawie brzmienia przepisu art. 106 b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
Zatem:
- dokonując krajowej sprzedaży opodatkowanej na rzecz osoby fizycznej podatnik NIE MA obowiązku wystawienia faktury,
- dokonując sprzedaży zwolnionej z VAT na rzecz osoby fizycznej – podatnik NIE MA obowiązku wystawienia faktury,
- wreszcie – dokonując sprzedaży zwolnionej na rzecz podatnika podatnik NIE MA obowiązku wystawienia faktury.
Przykład:
Polska spółka udziela pożyczek powiązanej spółce z grupy. Dla świadczonych usług spółka stosuje zwolnienie z podatku. Świadczenie tych usług nie musi (choć może) być udokumentowane fakturą.
Faktura na żądanie
Omówiony powyżej brak obowiązku wystawienia faktury nie jest jednak bezwzględny.
Podatnik będzie, mimo wszystko, zobligowany do wystawienia faktury jeśli nabywca tego zażąda i żądanie to zostanie zgłoszone przez nabywcę w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Jeżeli żądanie zgłoszono w terminie podatnik musi wystawić fakturę. Jeżeli natomiast żądanie zgłoszono po upływie 3 m-cy – podatnik może (ale nie musi) wystawić faktury.
Przykład:
Polski podatnik co do zasady prowadzi sprzedaż towarów dla przedsiębiorców. Incydentalnie jednak zdarza się, że nabywcą towaru jest osoba fizyczna. Tak też stało się tym razem – 30 kwietnia 2023 r. podatnik sprzedał towar konsumentowi (osobie fizycznej). Takiej sprzedaży podatnik nie musi dokumentować fakturą. Jeśli jednak nabywca zażąda jej wystawienia i żądanie to zgłosi do 30 lipca 2023 r. – podatnik jest zobligowany wystawić nabywcy fakturę. Gdyby żądanie wystawienia faktury było zgłoszone np. 10 sierpnia – wówczas podatnik może, ale nie musi wystawić takiej faktury.
Wyjątek od wyjątku
Jeśli mówimy o braku obowiązku wystawienia faktury zasadą jest, iż nie ma takiego obowiązku w odniesieniu do:
- sprzedaży krajowej na rzecz osoby fizycznej,
- sprzedaży zwolnione z VAT na rzecz osoby fizycznej,
- sprzedaży zwolnionej z VAT na rzecz podatnika.
Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której nabywca zażąda od nas wystawienia takiej faktury i zgłosi do żądanie w przewidzianym terminie – wówczas podatnik musi wystawić fakturę.
Od tego wyjątku ustawodawca przewidział jednak kolejny wyjątek. Zgodnie z nim nawet gdyby nabywca zgłosił żądanie wystawienia faktury, to podatnik nie ma obowiązku jej wystawienia:
- przy sprzedaży krajowej na rzecz osoby fizycznej – jeżeli sprzedaż dotyczy:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- świadczenia usług:
- telekomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy (m.in. usługi związane ze ściekami (odprowadzanie i oczyszczanie) i odpadami (zbieranie),
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.
W przypadkach wskazanych powyżej mimo żądania zgłoszonego przez nabywcę w przewidzianym przepisami terminie podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury.
Przykład:
Pracodawca (podatnik VAT) obciąża pracowników kosztami używania telefonów służbowych na cele prywatne. W takiej sytuacji, nawet w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez nabywcę, podatnik nie ma obowiązku wystawić faktury i może świadczenie tych usług udokumentować dowolnym dokumentem wewnętrznym.
Na marginesie warto zauważyć, iż świadczenie usług telekomunikacyjnych przez podatnika na rzecz jego pracowników jest zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej (poz. 34 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w powiązaniu z brzmieniem par. 2 ust. 1 tego rozporządzenia.
Podatnik nie ma również takiego obowiązku (tj. obowiązku wystawienia faktury, nawet jeśli nabywca jej zażąda) w przypadku:
- dostawy towarów i świadczenia usług rozliczanych w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a i 7, przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tych procedur, dla których państwem członkowskim identyfikacji w rozumieniu przepisów tych rozdziałów jest Rzeczpospolita Polska;
- sprzedaży na odległość towarów importowanych, rozliczanej w procedurze szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 9, przez podatników zidentyfikowanych na potrzeby tej procedury, dla których państwem członkowskim
Przykład:
Polska spółka (podatnik VAT) sprzedaje towary konsumentom z Hiszpani, Włoch i Portugalii. Towary są wysyłane z Polski bezpośrednio do nabywców (transport organizuje sprzedający). Spółka korzysta z procedury OSS. W takiej sytuacji Spółka nie ma obowiązku udokumentowania zrealizowanych dostaw fakturami VAT. Jeśli jednak zdecyduje się na ich wystawienie powinna wskazać na nich stawki podatku VAT obowiązujące na poszczególne towary w danym kraju konsumpcji.
Faktura do paragonu
Nabywca może zwrócić się do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury nawet jeżeli sprzedaż została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej i udokumentowana paragonem fiskalnym.
Jeżeli sprzedawca wystawił paragon, a nabywca zażąda faktury, sprzedawca powinien dołączyć do swojego egzemplarza faktury paragon dokumentujący tę sprzedaż. Nie dotyczy to sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ustawy o VAT).
Faktura do paragonu – NIP nabywcy
Od 1 stycznia 2020 r. wprowadzono dodatkowy obowiązkowy element paragonu, jeżeli następnie na jego podstawie ma zostać wystawiona faktura dla podmiotu który prowadzi działalność gospodarczą. Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
W przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem tego wymogu (a zatem fakturę do paragonu, który nie ma wskazanego nr NIP nabywcy) organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.
Wskazanej regulacji nie stosuje się do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).
Przykład:
Pani Aleksandra (czynny podatnik VAT) 6 maja 2023 r. kupując usługę od firmy A podała swój numer NIP i otrzymała paragon fiskalny (z podanym nr NIP). Po tygodniu Pani Aleksandra zwróciła się do firmy z prośbą o wystawienie faktury.
W związku z tym, iż na paragonie jest podany nr NIP firmy Pani Aleksandry, a żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w ustawowym terminie tj. przed upływem 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, firma A ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu.
Przykład:
Ta sama Pani Aleksandra (czynny podatnik VAT) w lutym 2020 r. zwróciła się do firmy A o wystawienie faktury dokumentującej sprzedaż z 18 grudnia 2019 r. Pani Aleksandra dysponuje paragonem fiskalnym potwierdzającym tę sprzedaż, jednak na paragonie nie ma nr NIP Pani Aleksandry (bo nie podała go sprzedawcy).
Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.
Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.
Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:
- wstępnie wybranego tematu szkolenia,
- ilości uczestników,
- oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).
Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.