Co zmieni się w KSeF ? – cz. I

Nowa data wejścia w życie obligatoryjnego KSeF

Komunikacja Ministerstwa Finansów dotycząca KSeF jest, jaka jest. Dyskusyjna jakość onej natchnęła mnie do podjęcia próby uporządkowania informacji dotyczących zmian w KSeF oraz przełożenia planowanych zmian na praktykę przedsiębiorców.

Nowa data wejścia w życie obligatoryjnego KSeF

Zadeklarowane nowe daty wejścia w życie obligatoryjnego KSeF, to:

• 1 lutego 2026 r. – dla podatników, którzy w roku ubiegłym przekroczyli obroty (w rozumieniu ustawy o VAT) w wysokości 200 mln. zł. oraz
• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników. 

KSeF, jako rozwiązanie obligatoryjne, wejdzie zatem w życie w dwóch terminach, przy czym ustawodawca nie przewiduje dodatkowego odroczenia dla podatników zwolnionych z podatku VAT.

Czytając wnikliwie dokument opublikowany na stronie Ministerstwa Finansów: „KSeF – propozycje i kierunki zmian”¹ dochodzę jednak do wniosku, że te dwie „twarde daty” to jednak nie do końca prawda. Dlaczego ? Ano dlatego, że w powołanym wyżej dokumencie pojawiają się dwie grupy podmiotów:

1. Podatnicy „wykluczeni cyfrowo” oraz
2. Dostawcy energii, mediów, usług telekomunikacyjnych oraz dostawcy paliw,

które to podmioty mogą wejść w obligatoryjny KseF z opóźnieniem.

Podatnicy „wykluczeni cyfrowo”

Podatnicy „wykluczeni cyfrowo” to przedsiębiorcy u których wdrożenie KSeF może być problematyczne, a skala i wartość wystawianych przez nich faktur jest niewielka.

Wartość brutto pojedynczej faktury nie może przekraczać 450 zł., a wartość łączna wszystkich faktur wystawionych w danym miesiącu nie może przekraczać kwoty 10 tyś. zł. brutto.

Co ma wartość faktur do wykluczenia cyfrowego – nie wiem, w każdym razie jednak podatnicy ci przez tzw. okres przejściowy, którego długość nie została jeszcze zadeklarowana, będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej (czyli tzw. faktury tradycyjne). Podatnicy korzystający z tego rozwiązania będą mieli obowiązek oznaczania faktur  w ewidencji sprzedaży JPK VAT odpowiednim znacznikiem (jakim ? – okaże się po opublikowaniu zmian w  rozporządzeniu o JPK).

Jeżeli przedsiębiorca „wykluczony cyfrowo” przestanie spełniać wskazane wyżej warunki kwotowe (zostanie przekroczona jedna z podanych wartości brutto) zobowiązany będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF począwszy od faktury, którą przekroczone zostały te wartości.

Z czym mam problem analizując proponowane brzmienie przepisu ?

A z czym nie mam – chciałoby się powiedzieć.

Po kolei:

• w proponowanych przepisach art. 145l ust. 5 – 7 znajdziemy sformułowanie: „(…) podatnicy wystawiający wyłącznie faktury, których kwota należności ogółem …”.

I teraz tak – jak to rozumieć ?

Czy z rozwiązania przewidzianego dla podatników wykluczonych cyfrowo mogą skorzystać podatnicy wystawiający wyłącznie faktury (jeżeli przedsiębiorca ma sprzedaż B2B oraz B2C i tę drugą dokumentuje paragonami, to nie należy do grupy „wybrańców”) ?

Czy też podatnikiem wykluczonym cyfrowo może być przedsiębiorca, który część swojej sprzedaży dokumentuje paragonami, jednocześnie jednak ta część, którą dokumentuje fakturami mieści się w podanych limitach kwot ?

To po pierwsze.

Po drugie – jeżeli przedsiębiorca przekroczy, któryś z limitów, np. wystawi fakturę na 470 zł. brutto, to począwszy od tej faktury traci prawo do fakturowania w sposób „tradycyjny”. Co za tym idzie faktura ta powinna mieć postać faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF.

Pytanie – traci to prawo „na zawsze”, czy tylko w ramach danego miesiąca, a kolejny miesiąc to kolejne limity i powrót do tradycyjnej formy fakturowania ?

Przepis, w moim przekonaniu nie daje jednoznacznej odpowiedzi na tak postawione pytanie, ale daje ją Ministerstwo Finansów, które omawiając przedstawione propozycje zmian stwierdza jednoznacznie, iż jeżeli w danym miesiącu faktury nie spełnią wskazanych wyżej warunków podatnik nie może w następnym miesiącu ponownie skorzystać z możliwości wystawiania faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych.

Po trzecie – jakie jest znaczenie praktyczne planowanej zmiany ?

Oprócz oczywistego, tj. możliwości tradycyjnego fakturowania przez pewien czas po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF, z której to możliwości skorzystać mogą adresaci analizowanego przepisu, to przecież możemy być po tzw. drugiej stronie, czyli otrzymywać faktury od podmiotu wykluczonego cyfrowo. I tu uwaga – będziemy je otrzymywać poza KSeF. W stosunku do tych faktur, definicja daty otrzymania faktury nie ulegnie zmianie. Przygotowując się do KSeF musimy zatem przewidzieć tę tradycyjną drogę otrzymywania faktur poza głównym nurtem KSeF (tak, aby nic nam nie umknęło w zakresie odliczenia podatku, oraz przy deklarowaniu odpowiednich wartości w pliku JPK_VAT).

Podobnie rzecz się ma z dostawcami energii, mediów, usług telekomunikacyjnych oraz dostawcami paliw.

Dostawcy energii, mediów, usług telekomunikacyjnych oraz dostawcy paliw

Od tej grupy dostawców również przez pewien czas możemy otrzymywać tradycyjne faktury poza KSeF. Dlaczego ? Bo ministerstwo uznało, że w przypadku tych podmiotów brak możliwości dodania do faktury ustrukturyzowanej załącznika, to jednak może być problem. I dlatego ta możliwość pojawi się. Ale to wymaga opracowania schemy do załącznika. A to wymaga czasu. Dlatego też w okresie przejściowym (do czasu opracowania schemy dla załącznika) podatnicy ci mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej w przypadku, gdy:

• faktury te dokumentują czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto) i dotyczą:
• dostaw benzyn silnikowych, olejów napędowych, gazów lub innych paliw przeznaczonych do napędu silników spalinowych – w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, dokonywanych na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego do standardowych zbiorników pojazdów na rzecz jednego odbiorcy za dany okres rozliczeniowy (faktury zbiorcze);
• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. a oraz lit. b tiret pierwsze i szóste (dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenie usług telekomunikacyjnych oraz usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego).

I znowu – nie wynika to wprost z przepisów, natomiast ministerstwo, omawiając tę zmianę wyraźnie zaznacza, iż  proponowane rozwiązanie będzie miało zastosowanie jedynie w przypadkach, gdy wymagane prawem dane nie mieszczą się w zakresie pól objętych podstawowym wzorem e-faktury.

Pamiętajmy również, iż dostawcy paliw będą mogli fakturować poza KSeF wyłącznie dostawy realizowane na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego dokumentowane fakturami zbiorczymi.

Czy to wszystko w temacie daty wejścia w życie obligatoryjnego KSeF ?

No nie. Po drodze była jeszcze VIII edycja Kongresu Rady Podatkowej Lewiatan, na której padły znamienne słowa dyrektora departamentu w Ministerstwie Finansów – Pana Tomasza Tratkiewicza, warte cytatu:

 „(…) Jesteśmy zainteresowani, żeby wypracować z przedsiębiorcami system kontrolowanego, trochę wcześniejszego wejścia do KSeF niektórych firm. Może nie od 1 stycznia 2025 r., ale od lipca 2025 r.”

---

1. Konsultacje projektu rozwiązań prawnych w zakresie obowiązkowego KSeF, Ministerstwo Finansów, https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-projektu-rozwiazan-prawnych-w-zakresie-obowiazkowego-ksef (dostęp: 9.4.2024 r.). ↩︎