Co będzie największym wyzwaniem związanym z KSeF wg mnie ? Wcale nie konieczność wystawiania faktur wg wzoru, samo korzystanie z systemu itd.
W moim przekonaniu najwięcej pracy trzeba będzie wykonać, aby zmienić (zakodowany od lat) sposób myślenia o dacie wystawienia faktury oraz dacie otrzymania faktury.
Bo w KSeF:
- data wystawienia faktury, to data jej skutecznego wysłania do KSeF (UWAGA !!! To nie musi być data sporządzenia faktury).
Fakturę do KSeF mogę wysłać w ramach tzw. sesji interaktywnej, lub w ramach tzw. sesji wsadowej.
Sesja interaktywna
Czyli: otwieram sesję, wystawiam pojedyncze faktury, wysyłam do KSeF. System weryfikuje tzw. semantyczną poprawność wysłanych faktur. Dostaję informację, czy nie ma błędów (jeśli są poprawiam). Zamykam sesję. Zostaje wygenerowane UPO z nr faktur wysłanych w ramach tej sesji (faktura została skutecznie wysłana do KSeF, a zatem wystawiona). Po zamknięciu sesji otrzymuję informację jaki nr został nadany fakturze w KSeF.
Sesja wsadowa
Czyli: możliwość wysłania paczek faktur za jakiś okres. Po zamknięciu sesji, w ramach której wysłałam paczkę faktur, również ma miejsce weryfikacja poprawności semantycznej faktur, ale już nie on-line. Co istotne, jeśli system stwierdzi błąd w jednej fakturze – cofnięta zostaje cała paczka faktur. Żadna z tych faktur nie została wystawiona.
Jeśli sporządzimy fakturę wg wzoru faktury ustrukturyzowanej, wyślemy ją do KSeF, a system (z uwagi na błędy) cofnie nam taką fakturę, to NIE WYSTAWILIŚMY tej faktury. Co więcej, jeśli wyślemy faktury w ramach wysyłki wsadowej, błąd w jednej fakturze powoduje cofnięcie całej paczki – wszystkie te faktury są NIEWYSTAWIONE.
Na co trzeba uważać?
Obszary w ramach których trzeba zachować szczególną czujność:
- przepisy o maksymalnym terminie wystawienia faktury:
Zgodnie z ogólną zasadą fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Wskazany termin odnosi się także do:
- faktur zaliczkowych dokumentujących otrzymanie części lub całości zapłaty,
- wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, pod warunkiem, że zgłosi to do końca miesiąca, w którym została zawarta transakcja. Jeśli zgłoszenie nastąpi później – fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.
Przykład:
Podatnik A sprzedał towar podatnikowi B w maju 2023 r. Faktura dokumentująca tę dostawę powinna być wystawiona najpóźniej 15. czerwca 2023 r.
15 czerwca podatnik sporządził fakturę i wysłał ją do KSeF. Z uwagi na błędy system cofnął fakturę. Udało się ją skutecznie wysłać dopiero kolejnego dnia tj. 16. czerwca. Jest to faktura wystawiona błędnie, bo po terminie.
- faktury wystawiane na przełomie miesiąca, gdzie obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury:
Sytuacje, w których obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje w dacie wystawienia faktury są przewidziane w ustawie o VAT i dotyczą m.in.: świadczenia usług budowlanych i budowlano-montażowych jak również przypadków, o których mowa w przepisie art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (świadczenie m.in. usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, dostawy energii itd.)
Przykład:
Podatnik wykonał usługę budowlaną we wrześniu 2023 r. (18 września 2023 r.). Protokół stwierdzający wykonanie usługi podpisano tego samego dnia tj. 18 września 2023 r.
Podatnik, zgodnie z obowiązującymi przepisami może wystawić fakturę z tytułu wykonanej usługi najpóźniej 30 dni od wykonania usługi czyli do 18 października. Najwcześniej natomiast faktura może zostać wystawiona na 60 dni przed wykonaniem usługi.
20 września podatnik sporządził fakturę. 30 września podatnik w ramach wysyłki wsadowej wysłał paczkę faktur do KSeF.
Obowiązek podatkowy powstanie w dniu wystawienia faktury tj. 30 września (data wysłania faktury do KSeF). Jeżeli paczka faktur, z uwagi na błędy, zostałaby cofnięta przez system – faktura nie została wystawiona i nie powstał obowiązek podatkowy.
Gdyby podatnik skutecznie wysłał fakturę do KSeF 1 października – obowiązek podatkowy powstanie w tej dacie (usługa budowlana powinna być wykazana w pliku JPK_VAT składanym za październik).
- kursy z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury
O nowej definicji daty wystawienia faktury należy pamiętać również przy okazji kursów.
Dla przeliczania kwot wyrażonych w walucie obcej na złote, w podatku VAT właściwe są:
- średni kurs danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (podatnik może wybrać sposób przeliczania tych kwot na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego);
- jeżeli podatnik wystawił fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, przeliczenia na złote dokonuje według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury (w tym przypadku również podatnik może wybrać kurs opublikowany przez Europejski Bank Centralny).
Trzecia możliwość, to przeliczania kwot podanych w walucie obcej zgodnie z zasadami przeliczania przychodu obowiązującymi podatnika na potrzeby rozliczania danej transakcji. Tym samym podatnik może ustalić jeden wspólny kurs walut do rozliczenia transakcji dla celów podatku VAT oraz podatku dochodowego.
Przykład:
Podatnik A sprzedał towar podatnikowi B w maju 2023 r. Fakturę dokumentującą tę dostawę podatnik A może wystawić najwcześniej 60 dni przed dostawą. 28. kwietnia podatnik sporządził fakturę i wysłał ją do KSeF. Do przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej podatnik przyjął kurs z 27. kwietnia. Z uwagi na błędy system cofnął fakturę. Udało się ją skutecznie wysłać dopiero kolejnego dnia tj. 29. kwietnia. W konsekwencji faktura została wystawiona 29 kwietnia, a kurs przyjęty do przeliczenia kwot wyrażonych w walucie obcej jest błędny.
W przypadku kursów ustawodawca przewiduje modyfikację, w wyniku której podatnicy zyskają dodatkowe 24 godziny (zatem kurs będzie prawidłowy przez 48 godzin, o czym jednak w kolejnym artykule).
A co po stronie zakupowej?
Otóż po stronie zakupowej:
data otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez nabywcę to data przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. System NIE BĘDZIE nas informował o tym, że w KSeF została dla nas wystawiona faktura – trzeba to weryfikować na własną rękę. Dlaczego ? Bo moment otrzymania faktury (przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF) to jedna z okoliczności decydujących o prawidłowym odliczeniu podatku naliczonego.
Przykład:
Podatnik sporządził fakturę i 28. czerwca wysłał ją mailem do nabywcy (plik pdf wysłany jako załącznik). Następnie faktura została wysłana do KSeF 1. lipca. Tego samego dnia tj. 1. lipca fakturze został nadany numer identyfikujący w KSeF. Tym samy nabywca otrzymał fakturę w lipcu. I, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków ustawowych, może odliczyć z niej podatek począwszy od lipca (a nie od czerwca).
Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.
Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.
Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:
- wstępnie wybranego tematu szkolenia,
- ilości uczestników,
- oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).
Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.