ulga ip box es doradztwo

Faktura w systemie KSeF – na co i jak trzeba się przygotować ?

KSeF to rewolucja w systemie fakturowania oraz w sposobie myślenia o fakturowaniu.

Dlatego też zachęcam do tego, aby przygotować się do tej zmiany odpowiednio wcześniej, a tym samym oszczędzić sobie niepotrzebnych nerwów.

W przygotowanym artykule rozprawię się z niektórymi mitami powstałymi w związku z KSeF. Omówię również najważniejsze zmiany związane z KSeF – z perspektywy podatnika.

W wyniku negocjacji pomiędzy Polską a Unią Europejską, Rada Unii Europejskiej  upoważniła Polskę, aby – w odniesieniu do podatników mających siedzibę na terytorium Polski – akceptowała w systemie prawnym wyłącznie te faktury, które zostały wystawione w postaci dokumentów formie elektronicznej.

Decyzja derogacyjna Rady Unii Europejskiej ma być stosowana od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2026 r. i może zostać przedłużona na wniosek Polski.

Fakturowanie w systemie KSeF (Krajowy System e-Faktur) począwszy od stycznia 2024 r. stanie się naszą podatkową rzeczywistością. Już teraz można z niego korzystać – na zasadzie dobrowolności (jest rozwiązaniem fakultatywnym). Od 1 stycznia 2024 r. ma stać się rozwiązaniem obligatoryjnym.

Tymczasem z Raportu GUS wynika, że tylko 68% przedsiębiorców wystawia faktury elektronicznie.
Oznacza to, że jedna trzecia polskich przedsiębiorców będzie musiała radykalnie zmienić swoje podejście.
Około 1,5% przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 10 osób nie ma nawet dostępu do internetu. W tym gronie muszą być też podatnicy VAT.

Na jednym z ostatnich szkoleń zadałam uczestnikom pytanie, czy wystawiają jeszcze faktury w formie papierowej – okazało się, że tak. W odpowiedzi na kolejne pytanie – czy otrzymują nadal faktury w formie papierowej – podniósł się las rąk.

Dla wszystkich tych osób KSeF będzie rewolucją, do której warto się przygotować. Jak? Z głową.

Poniżej przedstawiam sytuacje wokół których zdążyły już narosnąć mity, albo takie na które trzeba zwrócić szczególną uwagę.

Zgoda nabywcy

Na wystawienie faktury w KSeF musi zgodzić się nabywca. NIE.

Wystawienie faktury w systemie KSeF to decyzja sprzedawcy niezależna od woli nabywcy. Zasada ta obowiązuje teraz i będzie obowiązywać nadal po tym, jak KSeF stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym.

Nabywca w aktualnym stanie prawnym  wyraża zgodę na OTRZYMANIE faktury w KSeF.  W braku zgody, faktura może być wystawiona w KseF, ale będzie inaczej dostarczona np. po wystawieniu w KSeF zostanie skonwertowana na plik PDF i wysłana w takiej formie do nabywcy.

Anulowanie faktury

Korzystając z systemu KSeF musimy zdać sobie sprawę z jednego – po wysłaniu faktury do KSeF – tracimy nad nią kontrolę. Faktura wysłana do KSeF jest uznawana za fakturę wprowadzoną do obiegu prawnego, a skoro tak, to nie ma możliwości jej anulowania. Jedynym sposobem na „wycofanie się” z transakcji, która nie miała miejsca będzie wystawienie faktury korygującej „do zera”.

Istotna uwaga dotycząca faktur korygujących (wszystkich, nie tylko zerujących transakcję) – faktura korygująca fakturę ustrukturyzowaną (pierwotną) – obowiązkowo musi zostać ujęta w KSeF. Taka korekta musi w swojej treści odwoływać się również do indywidualnego numeru KSeF faktury pierwotnej – nadanego automatycznie przez system KSeF. Z kolei dla rozliczeń VAT (plik JPK) kluczowe znaczenie ma numer faktury pierwotnej nadany przez sprzedawcę (czyli standardowy kolejny nr faktury nadany w ramach jednej lub kilku serii).

Korekta nr NIP nabywcy

W systemie KSeF nie będzie możliwości wystawienia faktury korygującej NIP nabywcy. W momencie wystawienia i wysłania do KSeF faktury z błędnym nr NIP nabywcy – trafia ona do innego podmiotu. Jedynym sposobem na naprawę tego błędu będzie wystawienie faktury korygującej do zera oraz wystawienie nowej faktury – z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Duplikaty, noty, załączniki

System KSeF nie przewiduje możliwości korygowania uchybień mniejszej wagi w fakturze pierwotnej w drodze wystawienia noty przez nabywcę.

W systemie tym nie będzie również duplikatów – czyli faktur wystawionych ponownie z uwagi na to, że faktura pierwotna uległa zniszczeniu lub zaginęła. Faktura pierwotna wystawiona w KSeF nie może zaginąć, ani ulec zniszczeniu, zatem przesłanki dla wystawienia duplikatu faktury po prostu nie zaistnieją.

Co również istotne – do faktury wystawionej w systemie KSeF nie można dodać załącznika (wszystkie elementy muszą znaleźć się w treści faktury i zostać ujęte w odpowiedniej pozycji.

No właśnie – treść faktury ustrykturyzowanej.

Elementy faktury ustrukturyzwanej

Przepis art. 2 pkt 32a ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT)

wprowadza do ustawy o VAT definicję faktury ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Indywidualny numer faktury przydzielony w systemie KSeF jest czymś innym niż numer nadany fakturze w systemie księgowym (pod tym kątem faktura będzie mieć niejako podwójną numerację).

Obecnie mamy około 20 informacji, które powinny zostać podane w treści faktury. Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej – czyli struktura FA (1) – zawiera około 300 pozycji. Na szczęście – nie wszystkie są obligatoryjne.

Struktura logiczna takiej faktury przewiduje 3 kategorie pól:

  • obligatoryjne – zapisów dokonuje się obowiązkowo; obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów (art. 106e) i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru;
  • opcjonalne – zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy (np. fraza „mechanizm podzielonej płatności”);
  • fakultatywne – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. PKWiU). Natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych ustaw.

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu jej przesłania do KSEF.

Na co w związku z tym trzeba zwrócić uwagę ?

Na przepisy o maksymalnym terminie wystawienia faktury (standardowo jest to 15-ty dzień następnego miesiąca). W szczególności ma to znaczenie  przy wysyłkach wsadowych (zbiorczych) faktur do systemu KSeF.

Termin wystawienia faktury utożsamiamy z terminem wysłania takiej faktury do KSeF będzie mieć również znaczenie przy fakturach wystawianych na przełomie miesiąca, gdzie obowiązek podatkowy powstaje w dacie wystawienia faktury.

Pamiętajmy również, że faktura przesłana do KSeF może do nas wrócić (jeśli, z uwagi na błędy, system ją odeśle). W przypadku tzw. sesji wsadowej, w ramach której podatnik wysyła paczkę faktur błąd w treści jednej faktury powoduje odrzucenie całej paczki faktur. W takiej sytuacji to cały czas nie są faktury wystawione.

Data otrzymania faktury przez nabywcę

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (aby fakturze został nadany ten numer nabywca musi zgodzić się na otrzymywanie faktur w systemie KSeF).

Uwaga – nabywca NIE BĘDZIE informowany o tym, że w systemie KSeF została dla niego wystawiona faktura. Zatem powinien cyklicznie to sprawdzać.

Pełny wgląd organów

To z czego powinniście Państwo zdać sobie sprawę, to fakt,  że obligatoryjny system KSeF oznacza wgląd organów podatkowych w każdą fakturę przesłaną do systemu.

Z uwagi na powyższe  do KSeF warto się dobrze przygotować. Celowym wydaje się stworzenie nowych lub zmodyfikowanie istniejących procedur wewnętrznych w firmie. Zmiany powinny dotyczyć określenia odpowiednich procedur związanych m.in.: z nadawaniem i odbieraniem uprawnień do korzystania z KSeF, koniecznej weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF oraz ich ponownej wysyłki.

Ważne będzie również opracowanie  procedur związanych z fakturowaniem na wypadek awarii systemu KSeF.

Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.

Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.

Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:

  • wstępnie wybranego tematu szkolenia,
  • ilości uczestników,
  • oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).

Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.

 

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top