Jak w KseF dokumentować transakcje transgraniczne?

Wśród wielu przedsiębiorców pokutuje przekonanie, że obligatoryjny KseF dotyczyć będzie wyłącznie sprzedaży krajowej. A to nieprawda. Transakcje transgraniczne, takie jak np. eksport towarów czy wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) również będą musiały być dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF. Jednocześnie przepisy ustawy przewidują w odniesieniu do takich transakcji pewne rozwiązania szczególne.

Wyłączenie z KSeF

Począwszy od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą zobowiązani wystawiać faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (w odniesieniu do podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowa z podatku VAT obowiązek ten został odroczony do 1 stycznia 2025 r.)

Obowiązek stosowania KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę; 
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach (np. procedura OSS);
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
• w przypadkach odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT.

W tym artykule nie rozstrząsamy kwestii uzasadnionych wątpliwości interpretacyjnych związanych z np. z definiowaniem pojęcia „stałe miejsce prowadzenia działalności” (tzw. SMPD), czy też o co w istocie chodziło ustawodawcy przy wprowadzeniu wyłączenia z KSeF w przypadku sprzedaży na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W jednym i drugim przypadku z niecierpliwością czekamy na obiecane wyjaśnienia i wytyczne Ministerstwa Finansów.

Na potrzeby tego artykułu stwierdzamy jedynie, że: jeśli podatniku nie należysz do żadnej ze wskazanych powyżej grup to swoją sprzedaż będziesz musiał dokumentować fakturami ustrukturyzowanymi wystawionymi w KSeF. Co istotne i co wymaga podkreślenia: KAŻDĄ sprzedaż, czyli również sprzedaż transgraniczną (m.in. WDT, eksport towarów, eksport usług) i realizowaną poza Polską.

Dokumentowanie transakcji transgranicznych w KSeF

W przypadkach gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w transakcji nabycia towaru lub usługi, dla których wystawiono fakturę, lub
• nabywca, z innych przyczyn niż określone w pkt 1–3, nie jest obowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

podatnik (sprzedawca) jest zobligowany dokumentować swoją sprzedaż fakturami ustrukturyzowanymi wystawionymi w KSeF, ale wówczas faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony (poza KSeF).

W praktyce:

podatnik dokumentując np. transakcję WDT powinien wystawić fakturę w KSeF (a zatem wysłać ją do KSeF), a następnie po np. jej skonwertowaniu na pdf wysłać taką fakturę np. mailem do swojego unijnego nabywcy. Ważna będzie sekwencja czynności: najpierw sporządzenie faktury i wysłanie jej do KSEF, a potem ewentualne skonwertowanie i udostępnienie nabywcy. Zachowanie tej kolejności pozwoli uniknąć ew. zarzutu wystawienia pustej faktury.

Oznaczenie kodem

Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Wiemy na pewno, iż kodem weryfikującym będzie kod QR.

Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym w formie kodu QR powinno następować każdorazowo po zwizualizowaniu jej w programach komercyjnych lub bezpłatnych narzędziach, które udostępni Ministerstwo Finansów.

Każdy podatnik za pomocą urządzenia mobilnego, po zeskanowaniu QR kodu, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone dane identyfikujące tę fakturę z informacją z KSeF o ich poprawności.

W przypadku gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym (a zatem w przypadku omawianych transakcji transgranicznych) może on zwolnić sprzedawcę z obowiązku oznaczania faktur kodem weryfikacyjnym. Jeżeli będą Państwo zainteresowani skorzystaniem z tego rozwiązania warto rozważyć uzyskanie takiej zgody odpowiednio wcześniej w formie oświadczenia waszego kontrahenta, aneksu do umowy lub też wprowadzenie zapisów, zgodnie z którymi zgoda taka jest dorozumiana (tzn. brak sprzeciwu kontrahenta oznacza zwolnienie podatnika z obowiązku oznaczania faktur kodem).

Duplikaty

Warto zauważyć, iż mimo wcześniejszych zapowiedzi, w momencie wejścia w życie obligatoryjnego fakturowania w KSeF faktury wystawione ponownie, czyli tzw. duplikaty nie zniknął zupełnie z ustawy o VAT.

U podstaw pierwotnych zapowiedzi, zgodnie z którymi duplikaty miały zniknąć z KSeF, leżało rozumowanie, zgodnie  którym, skoro przesłanką wystawienia duplikatu jest zaginięcie lub zniszczenie faktury, a fakturami ustrukturyzowanymi „zawiaduje” administracja skarbowa to nie mają one prawa ani ulec zniszczeniu, ani tym bardziej zaginąć.

Co innego – faktury udostępnione nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Takie faktury mogą zginąć. Mogą się również zniszczyć. Dlatego duplikaty nie znikają z ustawy o VAT i  pojawiają się m.in. w kontekście dokumentowania transakcji transgranicznych.

Gdy udostępniona nabywcy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę (czyli wystawia duplikat).

Faktura wystawiona ponownie w zakresie swojej treści jest powieleniem informacji, które były zawarte w fakturze, która uległa zniszczeniu lub zaginęła. Wyjątkiem jest data wystawienia, która powinna być wskazana wg daty ponownie wystawionej faktury.

Należy pamiętać o tym, że wystawiając ponownie fakturę podatnik powinien również oznaczyć ją kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF (chyba że został z tego obowiązku zwolniony).