świadczenie kompleksowe

Wdrożenie KSeF – porady praktyczne

Od przyszłego roku KseF będzie obligatoryjny dla większości przedsiębiorców. Jak się do niego przygotować ? Na co zwrócić uwagę ? Jakie procesy trzeba koniecznie prześledzić w firmie, żeby najzwyczajniej w świecie nie polec ?

1. Różne tryby fakturowania

KSeF będzie obligatoryjny, ale to nie oznacza jednorodnego sposobu fakturowania. Wyróżnić można trzy podstawowe tryby:

  • sprzedaż krajowa – e-faktura wystawiana w KSeF,
  • sprzedaż transgraniczna (np. WDT, eksport towarów, eksport usług) – e-faktura wystawiana w KSeF, ALE jednocześnie faktura ma być dostarczona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony oraz, co do zasady, oznaczona QR kodem (szczegółowo na ten temat piszę w artykule: Jak w KseF dokumentować transakcje transgraniczne?),
  • sprzedażkrajowa wyłączona z KSeF – np. sprzedaż dla osoby fizycznej; kiedy konsument zażąda od nas faktury powinniśmy wystawić ją w sposób tradycyjny (poza KSeF).

Na wskazane wyżej sytuacje niejako „nakłada się” fakturowanie podczas awarii, niedostępności KSeF oraz tryby off-line u podatnika. Więcej na ten temat piszę w artykule: KSeF – co uchwalił Sejm – cz. II. Pamiętajmy, że większość „trybów awaryjnych” nie zwalnia nas ostatecznie z wystawienia faktury w KSeF.

Pamiętajmy również, że nasi kontrahenci (dostawcy) , którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności (SMPD) nie są objęci obligatoryjnym KSeF, jednocześnie jednak MOGĄ wystawiać faktury w KSeF. Może więc zdarzyć się tak, że część faktur od naszych zagranicznych kontrahentów będzie do nas trafiać w formie oraz w sposób tradycyjny, a część będzie wystawiana w KSeF.

To o czym warto pomyśleć i co warto zrobić odpowiednio wcześniej, to zidentyfikować rodzaje transakcji jakie realizujemy, tak aby przyporządkować je do odpowiedniego sposobu fakturowania.

2. Oznaczenie faktur kodem QR

Faktury wystawiane z tytułu sprzedaży transgranicznej przez krajowego podatnika, co do zasady, będą musiały być oznaczone kodem QR. Nabywca może nas jednak zwolnić z tego obowiązku. Jeśli chcemy skorzystać z tego rozwiązania powinniśmy odpowiednio wcześniej uzyskać od niego taką deklarację w formie zapisu w umowie, oświadczenia, aneksu. Można również rozważyć wprowadzenie rozwiązania, zgodnie z którym brak zakwestionowania zapisu, który zwalania nas z oznaczania faktur kodem QR oznaczać będzie akceptację dla takiego rozwiązania.

Jeśli chcemy by nasz kontrahent zwolnił nas z obowiązku oznaczania faktur kodem QR powinniśmy odpowiednio wcześniej to ustalić i wdrożyć stosowne rozwiązania.

3. Korekta podstawy opotkowania

KSeF wprowadza uproszczone zasady korygowania podstawy opodatkowania. Podstawa opodatkowania będzie korygowana in minus w rozliczeniu za miesiąc, w którym wystawiono fakturę ustrukturyzowaną. Pamiętajmy jednak o różnych trybach fakturowania przewidzianych dla poszczególnych rodzajów transakcji (patrz pkt 1). Podobnie jak przy fakturowaniu, również w przypadku korekt możemy mieć do czynienia z różnymi rozwiązaniami. W odniesieniu do niektórych transakcji wrócimy do „starych” zasad korygowania podstawy opodatkowania, zgodnie z którymi korekty in minus będziemy mogli dokonać dopiero w momencie otrzymania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę.

Konieczne będzie rozróżnienie poszczególnych trybów korygowania w zależności od rodzaju transakcji.

4. Moment wystawienia faktury

W KSeFmoment wystawienia faktury definiowany jest jako moment skutecznego wysłania jej do KSeF (nie musi być tożsamy z momentem jej sporządzenia). Oprócz oczywistych konsekwencji jakie regulacja te wywołuje na gruncie ustawy o podatku VAT (pisałam o nich w artykule: Data wystawienia faktury w KSeF oraz data otrzymania faktury w KSeF) warto się zastanowić, czy ta nowa definicja momentu wystawienia faktury nie będzie miała dla nas znaczenia również w kontekście rozliczania innych podatków (np. podatku dochodowego). Warto również przejrzeć umowy/regulaminy/procedury pod kątem tego, czy nie uzależniają np. terminu płatności od daty wystawienia faktury. Jeżeli tak, to albo pamiętamy, że ten moment wystawienia jest inaczej definiowany, albo zmieniamy zapisy umów/regulaminów/procedur.

Zasadny jest audyt rozliczeń również innych (niż VAT) podatków oraz zawartych umów/regulaminów/procedur pod kątem nowej definicji momentu wystawienia faktury i konsekwencji jakie może to wywołać we wskazanych obszarach.

5. Data otrzymania faktury

Podobnie jak w przypadku momentu wystawienia faktury zmiany dotyczą też definiowania momentu otrzymania faktury. W KSeF jest nim data przydzielenia fakturze numeru identyfikującego w KSeF. Warto pamiętać, że KSeF nie będzie nam (jako nabywcom) tego komunikował. Konieczne będzie więc weryfikowanie we własnym zakresie. Rozwiązaniem, które można rozważyć jest przesyłanie nam przez naszego dostawcę informacji (np. mailem), że wysłał do KSeF określoną fakturę. Zamiast informacji mailem może zostać przesłana sama faktura, a raczej – co bardzo istotne – jej obraz. W takim przypadku przesłany plik nie może posiadać nagłówka: faktura, tylko np. informacja o fakturze. Wszystko to po to, aby sprzedawca uniknął ryzyka zarzutu podwójnego fakturowania.

Wprowadzenie odpowiednich rozwiązań w zakresie przekazywania informacji o przesłanych do KSeF fakturach.

6. Numer identyfikujący fakturę w KSeF

Faktura ustrukturyzowana będzie posiadała swój indywidualny numer KSeF, który nadawany będzie automatycznie przez system KSeF, a zatem będzie to inny numer niż numer nadany fakturze w systemie księgowym podatnika. Powinniśmy pamiętać o konieczności posługiwania się tym numerem nie tylko przy wystawianiu faktur korygujących, czy też zaliczkowych, ale również np. przy realizowaniu przelewów (w tym opłacanych w metodą MPP).

Zidentyfikowanie obszarów, w których konieczne będzie posługiwanie się nr KseF faktury.

7. Praktyczne rozwiązania, które znikają z KSeF

Obligatoryjny KSeF nie przewiduje szeregu rozwiązań praktycznych, do których przywykliśmy. W KSeF nie ma możliwości anulowania faktury, wystawienia faktury pro – forma. Znikają również noty korygujące. Jedynym sposobem sprostowania błędów na fakturze pierwotnej będzie wystawienie faktury korygującej (oczywiście również w KSeF).

Trzeba się przygotować na większą ilość korekt. Ewentualnie „uszczelnić” proces poprzedzający wystawienie faktury, tak aby zminimalizować ryzyko np. błędów

8. Brak załączników do e-faktury

Faktura ustrukturyzowana nie posiada załączników. Zatem cała treść (do tej pory umieszczana w załączniku do faktury) będzie musiała być przeniesiona do odpowiedniej pozycji faktury ustrukturyzowanej. Innym rozwiązaniem jest uzgodnienie z kontrahentem sposobu przesyłania takich załączników (np. mailem).

Uzgodnienie z kontrahentem sposobu przesyłania załączników.

9. Nadawanie i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF

Zasadne wydaje się określenie odpowiednich procedur związanych m.in.: z nadawaniem i odbieraniem uprawnień do korzystania z KSeF w tym, co szczególnie istotne, uzupełnienia o tego typu zapisy procedur związanych z zakończeniem współpracy z pracownikiem.

Procedury związane m.in.: z nadawaniem i odbieraniem uprawnień do korzystania z KSeF.

10. Pozostałe procedury

Wskazane powyżej procedury, to nie wszystko. Warto rozważyć wprowadzenie odpowiednich rozwiązań w zakresie koniecznej weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF oraz ich ponownej wysyłki.

Ważne będzie również opracowanie  procedur związanych z fakturowaniem na wypadek awarii systemu KSeF.

Pamiętajmy, że wzgląd do naszych e-faktur ma (w czasie rzeczywistym) administracja skarbowa. Warto zatem zrobić wszystko, by zminimalizować ryzyko zakwestionowania ich prawidłowości.

Zminimalizowanie ryzyka zakwestionowania prawidłowości e-faktur przez administrację skarbową.

11. Zmiany oprogramowania lub infrastruktury

Z uwagi na różnice pomiędzy dotychczasowym systemem fakturowania a systemem  narzuconym w KSeF konieczna może się okazać zmiana stosowanego do tej pory oprogramowania, albo infrastruktury.

Wprowadzenie zmian będzie konieczne w spółkach, które wchodzą w skład  międzynarodowych grup. Wiele z nich korzysta z ujednoliconego oprogramowania do wystawiania faktur, który jest narzucony przez spółkę dominującą w grupie. Oprogramowanie takie jest bardzo często autorskie i zawsze powiązane z innymi systemami obowiązującymi w grupie. Przed polskimi spółkami stoi więc wyzwanie zintegrowania tego systemu z KSeF.

Z kolei dla tych przedsiębiorców, którzy realizują transakcje w różnych obszarach (patrz pkt 1) obligatoryjny system KSeF będzie oznaczał konieczność współistnienia dwóch lub więcej systemów wystawiania i odbioru faktur.

Konieczne rozpoczęcie odpowiednio wcześniej prac nad dostosowaniem oprogramowania oraz infrastruktury.

Czy w tych 11 punktach udało mi się zamknąć wszystkie wytyczne ? Na pewno nie. Zwracam uwagę na to, co według mnie jest najbardziej istotne. Na przygotowanie do KSeF mamy niemal rok. Jego wdrożenie warto zacząć odpowiednio wcześniej. Mam nadzieję, że praktyczne wskazówki przedstawione w tym artykule ułatwią Państwu ten proces. Jeśli będziecie Państwo potrzebować dodatkowego wsparcia – zapraszam do kontaktu.

Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.

Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.

Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.

Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:

  • wstępnie wybranego tematu szkolenia,
  • ilości uczestników,
  • oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).

Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.

 

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Scroll to Top