Po wniosku złożonym przez Ministerstwo Finansów Komisja Europejska wyraziła zgodę na to, aby wystawianie faktur elektronicznych w Krajowym Systemie e – Faktur (KSeF) było rozwiązaniem obligatoryjnym dla wszystkich podatników.
Co istotne – Komisja Europejska przyjęła wszystkie postulaty zgłoszone we wniosku Ministerstwa Finansów (np. objęcie KSeF niektórych transakcji zakupowych takich jak WNT i import usług). Z decyzji Komisji Europejskiej wynika, że obligatoryjne korzystanie z KSeF może stać się w Polsce obowiązkowe począwszy od 1 kwietnia 2023 r. przez okres 3 lat z możliwością przedłużenia. Jakie wyzwania stawia obligatoryjne korzystanie z KSeF przed polskimi podatnikami?
Procedury wewnętrzne KSeF
Podatnicy powinni zdać sobie sprawę z tego, że w związku z wprowadzeniem korzystania z KSeF jako rozwiązania obligatoryjnego konieczne będzie stworzenie nowych lub zmodyfikowanie istniejących procedur wewnętrznych w firmie. Zmiany powinny dotyczyć określenia odpowiednich procedur związanych m.in.: z nadawaniem i odbieraniem uprawnień do korzystania z KSeF, koniecznej weryfikacji faktur przed wysyłką do KSeF, weryfikacji faktur odrzuconych przez KSeF oraz ich ponownej wysyłki. Warto zdać sobie sprawę, że np. w przypadku tzw. sesji wsadowej, w ramach której podatnik wysyła paczkę faktur błąd w treści jednej faktury powoduje odrzucenie całej paczki faktur.
Ważne będzie również opracowanie procedur związanych z fakturowaniem na wypadek awarii systemu KSeF.
Zmiany oprogramowania lub infrastruktury do obsługi KSeF
Korzystanie z KSeF już teraz wywołuje sporo wątpliwości, a pamiętajmy, że jest to aktualnie rozwiązanie fakultatywne. Co za tym idzie, ilość podmiotów korzystających z tego systemu oraz ilość zgłaszanych uwag i wątpliwości nie obrazuje pełnej skali problemu.
Data przesłania faktury do KSeF = data wystawienia faktury
Już teraz podatnicy mają problem np. z datą wystawienia faktury. Jest to data wpisana w momencie przygotowania e-faktury w systemie firmy i nie zawsze niestety jest zbieżna z datą wystawienia faktury, która w systemie KSeF jest utożsamiana z datą przesłania faktury do KSeF.
Z uwagi na różnice pomiędzy dotychczasowym systemem fakturowania a systemem narzuconym w KSeF konieczna może się okazać zmiana stosowanego do tej pory oprogramowania, albo infrastruktury.
Aplikacja Podatnika KSeF
Odpowiedzią na potrzeby mikroprzedsiębiorców może być Aplikacja Podatnika KSeF, której wersja demonstracyjna zadebiutowała 7 kwietnia 2022 r.
Integracja systemów
Wprowadzenie zmian będzie konieczne w spółkach, które wchodzą w skład międzynarodowych grup spółek. Wiele z nich korzysta z ujednoliconego oprogramowania do wystawiania faktur, który jest narzucony przez spółkę dominującą w grupie. Oprogramowanie takie jest bardzo często autorskie i zawsze powiązane z innymi systemami obowiązującymi w grupie. Przed polskimi spółkami stoi więc wyzwanie zintegrowania tego systemu z KSeF.
Z kolei dla tych przedsiębiorców, którzy realizują transakcje z podmiotami zagranicznymi, które przecież nie wystawiają faktur ustrukturyzowanych, obligatoryjny system KSeF będzie oznaczał konieczność współistnienia dwóch systemów wystawiania i odbioru faktur.
Awaria systemu KSeF
W momencie, kiedy korzystanie z systemu KSeF stanie się obligatoryjne, będzie to jeden z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych. Najbardziej obciążony – czyli narażony w wysokim stopniu na ryzyko awarii. Ważne jest więc określenie procedur związanych z fakturowaniem na wypadek awarii systemu KSeF.
Awaria systemu to również ryzyko wycieku danych, w tym wrażliwych informacji o finansach przedsiębiorstwa.
Akceptacja Komisji i dalsze zmiany w KSeF
W wydanej decyzji Komisja Europejska zaakceptowała wszystko, o co wnioskowało Ministerstwo Finansów. W konsekwencji zakres informacji wymaganych dla faktury wystawionej w KSeF będzie dużo większy od tych informacji, które aktualnie są wymagane.
Różnice dotyczą chociażby podawania kodów GTU, symboli procedur, kodów CN, PKWiU.
Przy czym – jak podaje Ministerstwo Finansów – trwają prace nad „koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF”. Podatnicy muszą liczyć się z tym, że w najbliższym czasie zakres informacji wymagany dla faktury wystawianej w KSeF będzie się dynamicznie zmieniać. To z kolei wymaga ciągłego aktualizowania wiedzy w tym zakresie i śledzenia zmian. Rozwiązaniem alternatywnym jest skorzystanie z usług naszej kancelarii. Jeśli chcecie Państwo zlecić wdrożenie systemu faktur ustrukturyzowanych zewnętrznemu podmiotowi, lub skonsultować związane z tym zagadnienia, które budzą wasze wątpliwości zapraszamy do kontaktu.
Czy WNT i import usług będą objęte KSeF?
Z decyzji Komisji Europejskiej wynika, że docelowo systemem KSeF mają być objęte także wybrane transakcje zakupowe tj. import usług oraz wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Argumentem podniesionym rzez Ministerstwo Finansów, który ma przemawiać za wdrożeniem takiego rozwiązania, jest to, że Ministerstwo na podstawie KSeF chce wypełniać deklaracje VAT za podatników.
Pytanie: w jaki sposób chce to zrealizować, skoro w KSeF nadal nie będzie pełnego obrazu transakcji realizowanych przez podatnika (brakuje np. importu towarów, dostawy dla której podatnikiem jest nabywca).
Pełny wgląd organów podatkowych
Podatnicy powinni zdać sobie sprawę z tego, że obligatoryjny system KSeF oznacza wgląd organów podatkowych w każdą fakturę przesłaną do systemu. Ponadto obligatoryjny KSeF to dużo mniejsza swoboda podatników – nie będzie np. możliwości wycofania wysłanej faktury, czy też jej anulowania.
Do obligatoryjnego KSeF trzeba się więc po prostu dobrze przygotować.
Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.
Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.
Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:
- wstępnie wybranego tematu szkolenia,
- ilości uczestników,
- oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).
Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.