Przepisy regulujące kwestię krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz faktury ustrukturyzowanej mają wejść w życie 1 stycznia 2022 r. Jednak już teraz warto przyjrzeć się planowanej regulacji, żeby wiedzieć jakie zmiany wynikają z niej dla podatnika.
Faktura ustrukturyzowana – uwagi ogólne
Znowelizowane przepisy ustawy o VAT stwarzają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za rodzaj faktury elektronicznej, tym samym do faktur ustrukturyzowanych, co do zasady, będą miały zastosowanie ogólne regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych, za wyjątkiem przepisów szczególnych wprowadzanych niniejszym projektem ustawy.
Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokumentowanie transakcji fakturami ustrukturyzowanymi jest rozwiązaniem fakultatywnym i wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Jednak od 2023 r. ma być rozwiązaniem obligatoryjnym.
Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Krajowy System e-Faktur wymagać będzie uwierzytelnienia podatnika (lub osoby uprawnionej do wystawiania oraz wysyłania faktur ustrukturyzowanych do KSeF), a po zalogowaniu się do systemu, będzie miał on (lub osoba uprawniona) dostęp do wszystkich przesłanych przez siebie dokumentów w formacie xml, lub przekonwertowanych do PDF. Każda faktura ustrukturyzowana będzie miała nadany numer identyfikujący dany dokument, który będzie numerem systemowym (nieutożsamianym z numerem nadanym fakturze przez podatnika). Faktura ustrukturyzowana przesłana do KSeF będzie miała status wystawionej i jednocześnie otrzymanej przez nabywcę.
Definicja
Przepis art. 2 pkt 32a ustawy o VAT wprowadzi definicję faktury ustrukturyzowanej. Przez pojęcie faktury ustrukturyzowanej należy rozumieć fakturę elektroniczną wystawioną za pośrednictwem KSeF.
Z powołanej definicji wynika, że faktura ustrukturyzowana mieści się w zakresie znaczeniowym faktury elektronicznej.
Faktura elektroniczna z kolei została zdefiniowana w ustawie VAT w 2004 r.
Zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 32 ustawy o VAT:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:
- fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;
Fakturą elektroniczną jest więc dokument niemający co do zasady postaci papierowej. Jest to dokument od początku do końca mający tylko postać elektroniczną. Jest on wystawiany (tylko w formacie elektronicznym) i przesyłany (ewentualnie udostępniany) odbiorcy tylko drogą elektroniczną i w formie elektronicznej.
Kto decyduje o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej?
Decyzja o stosowaniu (o otrzymywaniu) faktury ustrukturyzowanej pozostaje po stronie nabywcy. Sprzedawca (dostawca) nie może narzucić swojej woli co do tej formy fakturowania, nie może jej stosować automatycznie. Zgoda powinna być udzielona w formie, w której sprzedawca może udowodnić, że została przekazana (pismo, element umowy).
Dotychczas udzielona zgoda na wystawianie faktur w formie elektronicznej nie będzie wystarczającą. Wymagane jest osobne porozumienie między stronami i zgoda na nową formę faktur.
Począwszy od 2023 r. planuje się, aby faktury ustrukturyzowane stały się obowiązkowe, a nie dobrowolne. W związku z tym (choć nie jest to obecnie uregulowane przepisami) możliwe, że zgoda przestanie być elementem obowiązkowym po stronie sprzedawcy (dostawcy).
Dostarczenie faktury ustrukturyzowanej nabywcy
Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu eKSF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie eKSF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej pobranie i korzystanie z niej.
W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.
Nabywca nie musi zatem zalogować się do systemu eKSF, nie musi pobrać faktury, nie musi jej sprawdzić – wystarczającym jest, że w danym dniu zostanie jej nadany numer w systemie eKSF.
Numer identyfikujący fakturę ustrukturyzowaną a numer faktury
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną i otrzymaną w dniu przydzielenia przez Krajowy System e-Faktur numeru identyfikującego tę fakturę. W efekcie wystawiający musi liczyć się z dwoma numerami faktury:
- nadanym w systemie KSF,
- kolejny numer faktury, nadany przez przedsiębiorcę w ramach własnej numeracji, który jednoznacznie identyfikuje fakturę.
Numery te nie będą się pokrywały. Unikalny numer nadany fakturze w eKSF w dacie jej wystawienia i otrzymania będzie odrębnym numerem od numeru faktury nadanym jej przez system.
Dostęp do faktur ustrukturyzowanych
W art. 106g dodaje się ust. 3a, w którym wskazuje się sposób, w jaki dostępne będą faktury ustrukturyzowane. Faktury te będą dostępne wyłącznie w systemie KSeF po uprzednim uwierzytelnieniu się podmiotów uprawnionych do dostępu do nich. Zasady udzielania uprawnień oraz uwierzytelnienia w systemie KSeF zostały określone w dodanym art. 106na.
Zawiadomienie o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Przepis art. 106na ust. 4 zakłada, że przed wystawieniem faktury ustrukturyzowanej podatnik składa zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF w celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Podmiotem uprawnionym do wystawienia faktury ustrukturyzowanej może być np. pracownik podatnika, ale też inny niż podatnik podmiot, np. konkretnie wskazana księgowa lub biuro rachunkowe.
Zawiadomienie osoby trzeciej upoważnionej do wystawiania faktur
Zgodnie z art. 106na ust. 6, osoba trzecia upoważniona przez podatnika do wystawiania faktur na podstawie art. 106d ust. 2, w drodze udzielonego jej do tego upoważnienia w zawiadomieniu, o którym mowa w art. 106na ust. 4, może złożyć zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawionych do dostępu do KSeF w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika (upoważnienie będzie udzielane poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w zawiadomieniu).
Przez upoważnioną osobę trzecią należy rozumieć np. biuro rachunkowe, które w drodze składanego zawiadomienia będzie mogło wskazać, kto z jego pracowników będzie uprawniony do dostępu do KSeF w celu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika, który udzielił do tego upoważnienie (na podstawie art. 106d ust. 2).
Zawiadomienie o podmiotach uprawnionych do dostępu dofaktur ustrukturyzowanych
W myśl art. 106na ust. 8 odrębnie podatnik zobligowany będzie do zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF w celu dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Umożliwia się podatnikowi nadanie uprawnień pracownikowi lub innemu podmiotowi jedynie do dostępu do faktur ustrukturyzowanych, np. dla księgowej w celu ich pobrania i rozliczenia, ale już bez możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Autoryzacji osoby wystawiającej lub mającej dostęp do faktur ustrukturyzowanych
W art. 106nb ust. 1 ustawy o VAT wskazuje się, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego.
Oprogramowanie interfejsowe zostanie udostępnione na stronie internetowej, której adres będzie podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (ust. 2).
W celu zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, w art. 106nb ust. 3 dodaje się element autoryzacji osoby (podatnika lub podmiotu uprawnionego do dostępu do KSeF) wystawiającej lub mającej dostęp do faktur ustrukturyzowanych.
W celu wystawienia faktury w KSeF, a także w celu dostępu do niej, dana osoba będzie obowiązana do uwierzytelnienia się w systemie.
Uwierzytelnienie będzie dokonywane za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Nie będzie możliwości uwierzytelnienia w systemie za pomocą danych autoryzujących. Po uwierzytelnieniu się w systemie, system dokona weryfikacji posiadanych przez daną osobę uprawnień.
Dostęp anonimowy
Przewiduje się również sytuację, w której możliwy będzie anonimowy dostęp do pojedynczej faktury ustrukturyzowanej z poziomu przygotowanej na ten cel platformy elektronicznej, bez konieczności uwierzytelniania się w systemie, poprzez podanie zestawu unikatowych cech identyfikujących tę fakturę (przydzielonego przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie) i innych określonych elementów tej faktury (ust. 4).
Wprowadzane rozwiązanie pozwoli na dostęp do faktury ustrukturyzowanej zarówno podatnikowi, jego kontrahentowi – o ile podatnik zdecyduje się podać mu taki unikatowy zestaw danych identyfikujących jego fakturę ustrukturyzowaną oraz konsumentowi, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
Przepis art. 112aa wprowadza zasadę, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zatem zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art. 112 i art. 112a. W KSeF to administracja podatkowa zapewnia przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur, tym samym administracja podatkowa będzie posiadała natychmiastowy dostęp do tych faktur.
Zatem niezasadnym staje się żądanie udostępniania tych dokumentów przez podatnika. Funkcjonalność ta ułatwi kontrolę dokumentacji podatkowej a jednocześnie odciąży podatników od obecnie wymaganego obowiązku np. w czasie prowadzenia postępowań wyjaśniających.
Przepis (zmiana do ustawy Ordynacja podatkowa – art. 193a) zwalnia podatników z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane wystawione przez podatnika lub podmiot uprawniony do dostępu do KSeF. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia. Ponadto stałoby to w sprzeczności z art. 45 ust. 2 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z którym organ KAS nie może żądać dokumentów i informacji, do których ma dostęp.
Noty korygujące
Planowana regulacja wyłącza się możliwość wystawienia noty korygującej w postaci ustrukturyzowanej. KSeF nie przewiduje możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę, tj. okoliczność, że wymagają akceptacji odbiorcy. Jednocześnie zaznacza się, że podatnik nie zostanie pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące będą wystawianie i otrzymywane na zasadach dotychczasowych, zgodnie z art. 106k ust.1-4 ustawy o VAT, tj.: poza KSeF.
Zalety korzystania z faktur ustrukturyzowanych:
Korzyści sprzedawcy:
Przyśpieszony zwrot podatku:
Urząd skarbowy jest obowiązany dokonać zwrotu podatku w przyspieszonym terminie 40 dni, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące warunki:
- korzystanie wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych – tzn. w związku z wykonywaniem czynności, dla których występował obowiązek wystawienia faktur, uwzględnionych w rozliczeniu podatnika za dany okres rozliczeniowy, podatnik wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane,
- podatek naliczony do 3000 zł. – tzn. kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w ust. 1, nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie przekracza 3000 zł
Ponadto:
Podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu, za który występuje z wnioskiem o zwrot:
- był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny,
- składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje,
- posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1 (tzn. rachunek na białej liście).
Podatnik dla uzyskania zwrotu w terminie 40 dni, podobnie jak przy innych zwrotach z ustawy o VAT, będzie zaznaczał odpowiedni znacznik w składanym rozliczeniu (JPK_VAT deklaracja + ewidencja) ze wskazaniem, że występuje z wnioskiem o zwrot VAT w terminie 40 dni. Skrócony 40-dniowy termin zwrotu jest wyjątkową preferencją, którą mogą uzyskać podatnicy jeżeli spełniają wszystkie warunki określone w proponowanych przepisach projektu ustawy i wykażą w rozliczeniu kwotę podatku do zwrotu z oznaczeniem dla terminu 40-dniowego. Wprowadzona preferencja została wsparta możliwością odpowiedniego stosowania rozwiązań proceduralnych przewidzianych również dla innych terminów zwrotów VAT.
Oznacza to, że w przypadku gdy zasadność zwrotu wymaga dodatkowego zweryfikowania, naczelnik urzędu skarbowego może przedłużyć ten termin do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika. W tym przypadku zastosowanie znajdują pozostałe zasady stosowane dla dotychczasowych terminów zwrotu VAT określone w ust. 2 zdanie drugie i trzecie, ust. 2a-2c oraz ust. 4a-4f.
Niespełnienie przez podatnika któregokolwiek z warunków uzyskania zwrotu VAT w skróconym 40-dniowym terminie (np. gdy weryfikacja rozliczenia wykaże, że podatnik nie spełnił wymogu wystawiania wyłącznie faktury ustrukturyzowanych) skutkuje odmową zwrotu w terminie 40 dni.
Po złożeniu przez podatnika wniosku o zwrot podatku w terminie 40 dni, dalsze działania urzędu skarbowego oparto na założeniu weryfikacji kryteriów skrócenia zwrotu z wykorzystaniem zasobów teleinformatycznych KAS, bez konieczności przekazywania przez podatnika dodatkowych informacji potwierdzających spełnienie wymaganych warunków dla dokonania tego zwrotu. Urząd skarbowy sprawdza spełnienie tych warunków na podstawie dostępnych informacji znajdujących się w posiadaniu urzędu (art. 87 ust. 6d).
Korzyści nabywcy
Korekta zmniejszająca podatek VAT który był wcześniej odliczony (in minus) nie wymaga jakiejkolwiek innej dokumentacji u nabywcy, potwierdzającej uzgodnienie warunków zgodnie z zasadami korygowanymi. Będzie ona rozliczana w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę ustrukturyzowaną, czyli zawsze w okresie jej wystawienia. W efekcie, zarówno w przypadku, gdy wcześniej doszło do uzgodnienia warunków innych niż w fakturze korygującej jak i w przypadku, gdy do tych uzgodnień formalnie nie doszło, nabywca ujmuje fakturę ustrukturyzowaną w okresie, w którym doszło do jej otrzymania (czyli jednocześnie do jej wystawienia).
Ponadto fakturę uznaje się za otrzymaną w okresie jej wystawienia. Pozwala to na jej ujęcie już w tym samym okresie, w którym ją wystawiono (albo w jednym z dwóch, a w większości przypadków nawet trzech okresów kolejnych okresów), a nie w okresie późniejszym. Pomijany jest zatem:
- obowiązek udowodnienia terminu otrzymania faktury,
- w przypadku faktur korygujących – obowiązek udokumentowania warunków, na jakich powinna następować transakcja zgodnie z wartościami, jakie widnieją na fakturze korygującej (ustrukturyzowana faktura korygująca ma być wystarczającym dokumentem potwierdzającym warunki transakcji).
Krajowy System e-Faktur – robocza wersja struktury logicznej e-faktury
Aby umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wprowadzanej innowacji, Ministerstwo opublikowało roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT). Opracowano ją z uwzględnieniem uwag zgłoszonych podczas konsultacji podatkowych z przedsiębiorcami.
Robocza wersja struktury FA_VAT udostępniona jest na stronie Ministerstwa Finansów – Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce Krajowy System e-Faktur i na stronie podatki.gov.pl.
Pytania dotyczące struktury można kierować na adres: info.ksef@mf.gov.pl
Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.
Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.
Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:
- wstępnie wybranego tematu szkolenia,
- ilości uczestników,
- oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).
Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.