Podatnik może zeskanować papierową fakturę, przechowywać ją wyłącznie w formie elektronicznej, a wersję papierową zniszczyć. Działa przy tym zgodnie z przepisami prawa i nie naraża się na ryzyko zakwestionowania odliczenia podatku VAT.
Dla firm, które generują znaczną ilość faktur (w tym zakupowych) ich przechowywanie w formie tradycyjnej (papierowej) jest po pierwsze – kosztowne, po drugie – uciążliwe. Szukają więc rozwiązań, które zminimalizują ponoszone koszty i będą łatwe do wdrożenia.
Część z nich decyduje się na pełną digitalizację (rezygnując jednocześnie z równoległej archiwizacji dokumentów – faktur w formie papierowej). Faktury są skanowane, następnie przenoszone do systemu finansowo-księgowego i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej (w formatach nieedytowalnych). Dostęp do przechowywanych w ten sposób faktur mają wyznaczone osoby. Na żądanie organu administracji skarbowej, podatnicy zapewniają oczywiście dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur. Na wezwanie organu faktury są udostępniane w formie elektronicznej lub jako wydrukowane dokumenty z elektronicznego archiwum.
Czy jeśli przedstawione powyżej zasady archiwizowania dotyczą również faktur zakupowych – to taka praktyka generuje ryzyko dla podatnika? Czy podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w takiej sytuacji? Na pierwsze z postawionych pytań odpowiadamy – zdecydowanie NIE. Na drugie – oczywiście TAK.
Podatnicy mogą bezpiecznie odliczać podatek z faktur otrzymanych w formie papierowej, ale archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej. Obowiązujące w tym zakresie przepisy pozwalają uznać taka praktykę za w pełni bezpieczną i wolną od ryzyka.
Zgodnie z przepisem art. 112 oraz 112 a Ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: Ustawa o VAT)podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy przechowują faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Wreszcie – podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zatem obowiązujące przepisy dopuszczają dużą dowolność jeśli chodzi o sposób i formę przechowywania faktur. W szczególności stwierdzić należy, że nie sprzeciwiają się rozwiązaniu, zgodnie z którym faktury otrzymane w formie papierowej są następnie przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na brzmienie przepisu art. 106m Ustawy o VAT, zgodnie z którym to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Prawidłowość takiego stanowiska potwierdzają również organy podatkowe w wydanych interpretacjach. I tak np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 7 lutego 2022 r. [1] stwierdził, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
Organ potwierdził, że podatnik zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Bez wpływu na prawo do odliczenia pozostaje okoliczność zniszczenia przez spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej.
[1] Sygn..: 0111-KDIB3-3.4012.637.2021. 2.MAZ.
Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.
Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.
Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:
- wstępnie wybranego tematu szkolenia,
- ilości uczestników,
- oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).
Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.