Jeżeli wystawiając faktury za pośrednictwem KSeF jednocześnie dostarczacie Państwo ich wizualizacje nabywcom poza KSeF powinnyście zwrócić szczególną uwagę na zgodność pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną, a jej wizualizacją. Różnice pomiędzy tymi dokumentami mogą być dotkliwe w skutkach, co wynika z interpretacji Dyrektora KIS, który znacząco zradykalizował stanowisko w tej sprawie.
Podatnicy czasami muszą dostarczać nabywcom wizualizację faktury ustrukturyzowanej poza KSeF. Częściej jednak dostarczają, bo chcą. Zwykle jest to np. plik PDF wysłany mailem do nabywcy. O wizualizacji faktury ustrukturyzowanej pisałam więcej w artykule – Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej. Już wtedy odradzałam posługiwanie się wizualizacjami (poza sytuacjami, kiedy ich dostarczenie do nabywcy poza KSeF jest wymagane przepisami prawa) oraz zwracałam uwagę na ryzyko z tym związane. I jak się okazuje – miałam rację.
Począwszy od kwietnia 2026 r. Dyrektor KIS zradykalizował stanowisko w sprawie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych. W najnowszych interpretacjach prezentuje pogląd, zgodnie z którym:
Wizualizacja powinna odpowiadać fakturze znajdującej się w KSeF nie tylko co do sensu ekonomicznego transakcji, ale również co do zakresu prezentowanych danych i sposobu ich przedstawienia.
W szczególności nie powinny występować różnice, które mogłyby wprowadzać odbiorcę w błąd lub powodować, że wizualizacja przestaje być wiernym odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej.
W sprawach będących przedmiotem interpretacji podatnicy wskazywali na następujące sytuacje:
- przygotowywane przez nich wizualizacje faktur ustrukturyzowanych mogą zawierać dodatkowe elementy, które nie wpływają na klasyfikację przedmiotu transakcji;
- część informacji dodatkowych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej nie jest prezentowana na wizualizacji,
- niektóre elementy wizualizacji PDF prezentowały dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, np. zamiast nagłówka „opis pozycji” pojawiał się nagłówek „nazwa produktu”.
Prawidłowość takiego działania została zakwestionowana przez Dyrektora KIS. W opinii organu:
„Gdy wizualizacja PDF będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy”.
Co to oznacza w praktyce ?
Otóż, jeżeli wizualizacja będzie miała wszystkie elementy, które powinna zawierać faktura (a tak zwykle jest), pod względem meritum będzie zgodna z fakturą ustrukturyzowaną, jednocześnie jednak będzie można stwierdzić różnice pomiędzy tymi dokumentami (nawet jeżeli będą się one sprowadzać do małoistotnych detali) organy podatkowe będą mogły uznać, że nie jest to „obraz” faktury ustrukturyzowanej, ale kolejna faktura dokumentująca tę samą transakcję. W konsekwencji podatnik będzie zobowiązany do zapłaty podwójnego VAT.
Można oczywiście zasadnie dyskutować ze słusznością tego stanowiska. Niemniej jednak jest wyraźnie dostrzegalne i warto mieć je na uwadze sporządzając oraz dostarczając nabywcom wizualizacje faktur ustrukturyzowanych.
Jeżeli zastanawiacie się Państwo nad kompleksowym przeszkoleniem z zakresu podatku VAT – zapraszamy do skorzystania z oferty szkoleniowej Kancelarii ES-Doradztwo.
Podczas szkoleń kładziemy nacisk na ich praktyczny aspekt – stąd spotkania mają charakter warsztatowy. Prowadzimy je w formule on-line, stacjonarnej lub hybrydowej.
Program jest każdorazowo opracowywany pod potrzeby konkretnego klienta, a zatem macie Państwo wpływ na jego ostateczny kształt i to Wy decydujecie o tym, jakie zagadnienia zostaną omówione podczas spotkania.
Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani naszą ofertą szkoleniową, prosimy o wysłanie krótkiej wiadomości na maila: kontakt@es-doradztwo.pl z podaniem:
- wstępnie wybranego tematu szkolenia,
- ilości uczestników,
- oraz formuły w jakiej szkolenie ma zostać przeprowadzone (stacjonarne/on-line/hybrydowe).
Podanie tych danych pozwoli nam przygotować ofertę szkoleniową.